Anpassungen Intrastat 2022

Ab Version 1822030601 sind die Änderungen 2022 für die Intrastat 2022 Meldungen implementiert!

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Verwenden Sie Textbausteine?

Textbausteine helfen Ihnen Texte bei der Erstellung bestimmter Dokumente automatisiert hinzuzufügen.

Sie können für alle Dokumente, wie z.B.: Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, uvm., einen eigenen Fuß- und Kopftext definieren, welcher bei jeder Generierung solcher angedruckt wird.

Welche Möglichkeiten gibt es an Textbausteine?
Sie können eine beliebige Anzahl an Textbausteine anlegen und diese auch manuell in den jeweiligen Textbereiche auswählen.

Wollen Sie automatisiert Texte hinzufügen, gibt es eine Anzeige der verschiedenen ID’s welche verwendet werden kann. Diese Liste finden Sie bei jeder Neuanlage. Mehr Informationen finden Sie hier!

Steuertexte als Textbausteine
Überall mit einem blau unterstrichenen Steuertext können Sie im OfficeNo1 Textbausteine welche mit ST beginnen auswählen.

Ebenfalls können Sie die Standardtexte der Steuersätze überschreiben:
– direkt in den Stammdaten des Steuersatzes
– im Kundenstamm: nur für diesen Kunden greift dann der Textbaustein
– oder im Auftrag: nur für diesen speziellen Auftrag

Die Liste an verfügbaren Steuertexten holt sich das Programm automatisch, sobald die TextID der Textbausteine mit st beginnen.

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Sie haben überfällige Rechnungen?

Mit OfficeNo1 können Sie Mahnungen generieren – bis zu drei Mahnungen je Rechnung.

Im Folgenden wird erklärt,
1. wie Sie für jede der drei Mahnstufen die Mahntexte einstellen können,
2. wie Sie die Mahngebühr für die drei Mahnstufen definieren können,
3. wie Sie den Kopftext/Überschrift der einzelnen Mahnstufen abändern können und
4. wie eine Mahnung erstellt wird.

1. Mahntexte erstellen

Sie haben die Möglichkeit für jede Mahnstufe einen Kopftext und einen Fußtext zu definieren. Dafür wird je ein Textbaustein angelegt. Die TextID für den jeweiligen Textbaustein wird auf der linken Seite angezeigt.
So ist z.B.: die ID für den Kopftext der ersten Mahnstufe: M1K.

2. Mahngebühr festlegen

Für jede Mahnstufe kann eine andere Mahngebühr festgelegt werden. Auch besteht die Möglichkeit erst ab einer gewissen Stufe Gebühren zu verrechnen.
Als Administrator eingeloggt finden Sie in den Voreinstellungen die Parameter Mahngebühr, Mahngebühr 2. Mahnung, Mahngebühr 3. Mahnung und Mahngebühr ab Mahnstufe. Hier tragen Sie Ihre gewünschten Werte bzw. Spesen ein.

3. Überschrift ändern

Der Kopftext ist die „Überschrift“ der Mahnung. Sie können festlegen, wie Sie das Dokument benennen wollen.
Standardmäßig ist der Mahntext bzw. die Überschrift für die erste Mahnstufe Zahlungserinnerung, für die zweite Mahnstufe Mahnung und fpr die dritte Mahnung Letzte Mahnung.
Ebenfalls in den Voreinstellungen (als Administrator eingeloggt) finden Sie die drei Parameter Mahntext1, Mahntext2 und Mahntext3, welche Sie abändern können.

4. Mahnung erstellen

Im Menü unter Verarbeiten Rechnungen selektrieren Sie die gewünschten Datensätze und gehen auf Drucken.

Im Druckdialog markieren Sie Mahnen und ggf. weitere Einstellungen wie auf Bildschirm oder Pdf Mail, wenn die Mahnung nicht ausgedruckt werden soll.
Mit der Bestätigung auf Drucken wird die Mahnung erstellt.

Vor dem Generieren einer solchen, wird pro ausgewählter Rechnung geprüft
– ob die Fälligkeit überschritten ist,
– ob der Betrag noch nicht bezahlt ist,
– ob „keine Mahnsperre“ beim Kunden in den Stammdaten deaktiviert ist und
– ob in der Rechnung „nicht mahnen“ deaktiviert ist.
Wenn schon einmal gemahnt wurde, wird zusätzlich geprüft
– ob die Frist der letzten Mahnung schon überschritten ist.

Treffen alle Kriterien zu, wird die Mahnung erstellt und in der Rechnung folgende Felder gesetzt:
Mahnstufe: Wird um eines erhöht
Gemahnt bis: Das Datum für die nächste Fälligkeit wird gesetzt.

Die nächste Fälligkeit bzw. das nächste Mahnen wird standardmäßig automatisch auf 14 Tage gesetzt. Diese Einstellung können Sie ebenfalls in den Voreinstellungen (als Administrator eingeloggt) ändern. Der dazugehörige Parameter lautet: Nächstes Mahnen.

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Kennen Sie das Aktionsmenü?

Im Angebot, im Auftrag, in der Anfrage und in der Bestellung können Sie in der Positionsübersicht bestimmte Aktionen für alle oder nur für ausgewählte Positionen durchführen.

Welche Aktionen können ausgeführt werden?
In jedem Menüpunkt sind unterschiedliche Aktionen möglich. Nur gewisse überschneiden sich, wie zum Beispiel die Vergabe der Positionsrabatte im Angebot und im Auftrag.

Im Auftrag kann zum Beispiel für markierte Positionen eine Bestellung erzeugt werden oder für alle Positionen eine Preisfindung durchgeführt werden, bei der die im Artikelstamm hinterlegten Preise und kundenspezifische Einstellungen berücksichtigt werden.
Hier erfahren Sie mehr zu den Aktionen für die Auftragsposition!

Im Angebot können mit der Aktion „Erzeuge aus Artikelauswahl“ alle Artikel, welche mittels Auswahl selektiert wurden, als Postionen angelegt werden.
Hier erfahren Sie mehr zu den Aktionen für die Angebotsposition!

In der Bestellung haben Sie u.a. die Möglichkeit Verkaufspreise direkt in der Position neu zu vergeben, in dem ein Aufschlag angegeben wird.
Hier erfahren Sie mehr zu den Aktionen für die Bestellposition!

In der Anfrage können *.txt-Dateien importiert werden um automatisiert Positionen anzulegen.
Die Textdatei besteht aus zwei Spalten: der Artikelnummer und der Menge.
Der Einkaufspreis wird vom Artikel-Lieferanten unter Berücksichtigung optional hinterlegten Rabatten übernommen.

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Bearbeiten Sie Ihre Email Signaturen.

Im Stammblatt eines Mitarbeiters kann dieser für die jeweiligen Dokumente und Sprachen eine individuelle Email Signatur einstellen.

Ab der Version V18 kann im Stammblatt eines Mitarbeiters unter „Mailsignatur“ für alle Benutzer oder für die einzelnen eine Signatur gestaltet und ausgearbeitet werden.

Weiters kann auf Ebene der zu sendenden Dokumente unterschieden werden. So können verschiedene Signaturen für die verschiedenen Belege erstellt werden – Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Anfrage oder Bestellung.

Die nächste Unterscheidung: Sprachen!
Auch für alle im OfficeNo1 hinterlegten Sprachen können für die einzelnen Arten der Dokumente unterschiedliche Email Signaturen je Benutzer erstellt werden!

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Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Email Adressen der Mitarbeiter ändern.

Korrigieren Sie die Email Adressen ihrer Mitarbeiter – „From“ und „Reply“.

In den Stammdaten des Mitarbeiters können Sie die Absender Email und die Antwort Email abändern. So kann ihr Mitarbeiter z.B.: von einer anderen Adresse aus Mails versenden und eine mögliche Reply-Email kann zu einer generellen Adresse gesendet werden.

Natürlich ist dies eine Option. Die Antwort und Absender Adresse können auch die gleichen sein!

Verwalten Sie die Stammdaten einfach und effizient. Hier geht es zu allen Stammdaten!

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Umbuchen, Ausbuchen oder Einbuchen!

Mithilfe des Buchungsscheins können Sie Lagerbewegungen unabhängig von Lieferscheinen tätigen.

Im Buchungsschein stehen ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung.
Standardmäßig ist ein neu erstellter Buchungsschein eine Umbuchung von einem Lager zu einem anderen.
Mittels zwei Checkboxen können Sie zwischen einer Einbuchung und einer Ausbuchung wählen.

Bearbeiten Sie den Kopfteil, wenn gewünscht einen Kopf-/Fußtext und geben Sie die Positionen ein.

Mehr zum Buchungsschein erfahren Sie in unserer Dokumentation! -> Arbeiten mit Buchungsschein.

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Ab 1.7.2021 werden die Lieferschwellen abgeschafft.

Was heißt das für Sie und welche Änderungen müssen im ERP OfficeNo1 gemacht werden?

Durch die Abschaffung der Lieferschwellen werden Lieferungen an Privatpersonen in die EU mit dem jeweiligen Steuersatz des Ziellandes verrechnet.

In den Stammdaten – Warengruppe wird der jeweilige Steuersatz für das jeweilige Land in der untenstehenden Tabelle, den Sondersteuern, eingegeben.

Achtung: Innerhalb einer Warengruppe kann nur ein Steuersatz pro Land angegeben werden!

Diese Änderungen im OfficeNo1 greifen ab V18 VersionsNr.: 1821061501

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021