Gutschrift aus Rechnungsposition erstellen

Sie müssen nur aus einer von vielen Rechnungsposition eine Gutschrift erzeugen?

Es gibt mehrere Möglichkeiten wie Sie zu einer Gutschrift gelangen:
1. Rechnung markieren und mittels „Löschen“ Button Gutschrift auswählen.

TIPP:

• mit „keine Lagerbuchung“ wird die gutgeschriebene Menge NICHT zurückgebucht.
• mit „LS rücksetzen“ wird der zugehörige Lieferschein zurückgesetzt -> alles geliefert auf 0, verrechnet auf falsch.

Mit „Auswahl 0 setzen“ können Sie alle Positionen, welche nicht gutgeschrieben werden sollen, 0 setzten. So können Sie schnell und einfach die betreffende Position und deren Menge festlegen. Mit OK „grünes Hakerl“ bestätigen.

2. Sie duplizieren den Auftrag und löschen alle Position, welche nicht gutgeschrieben werden sollen, raus. Die betreffende Position mit der entsprechenden minus Menge festlegen und die Rechnung daraus erstellen. Beim Drucken können Sie noch einen Titel vergeben. Z.B.: Gutschrift statt Rechnung. Hier erfahren Sie wie Sie den Titel beim Dokument ändern können.

Druck mit anderem Titel

Vergeben Sie einen Titel beim Dokumentendruck

Sie haben die Möglichkeit eine andere Überschrift bzw. einen anderen Titel für Ihr Dokument beim Ausdrucken zu vergeben.

Im Druckdialog links unten Titel verwenden, folgendes Fenster öffnet sich:

Mit Sichern vergeben Sie für alle Dokumente dieser Art (Auftrag, Lieferschein, Rechnung,..) diesen Titel. Ohne Sichern, wird nur für diesen einen Druck dieser spezielle Titel verwenden.

Artikelverfügbarkeit von Sets

Wie viele Sets sind auf Lager und können verkauft werden?

Ab Version 2025111001 sehen Sie den errechneten Lagerstand von Set Artikel!

offene Auftragspositionen

Welche Aufträge sind offen? Welche Positionen sind noch offen?

In der Übersicht aller Aufträge können Sie im Spezialmenü unter offenen Auftragspositionen sich alle offene Positionen anzeigen lassen – für einen schnellen Überblick!.

Mit einem Doppelklick auf eine Position wird der zugehörige Auftrag angezeigt. So gelangen Sie schnell zum jeweiligen Datensatz.

Office 365

Verknüpfen Sie Ihr Mail Konto von Microsoft Office 365 mit OfficeNo1.

Wenn Sie eine Office 365 Mailadresse haben, können Sie diese in den Mitarbeiter-Stammdaten mit OfficeNo1 verknüpfen.

Führen Sie folgende Schritte aus:

1. Aktivieren Sie die Office 365 Integration -> Haken bei aktiv
2. Mit dem Button Emaildaten abrufen wird die Authentifizierung in die Wege geleitet.
   
3. Der App von OfficeNo1 zustimmen bzw. die Anfrage annehmen.
4. Optional: eine Testmail senden. Diese wird an support@officeno1.at verschickt.

Lagerbewertung

Artikellagerliste zu Stichtag

Im Spezialmenü vom Lager-Artikel unter Artikellagerliste zu Stichtag öffnet sich dieses Fenster.

Welche Methoden der Lagerbewertung können Sie im OfficeNo1 wählen?

• Gleitender Durchschnitt: Dies ist die klassische Lagerbewertungsmethode. Der Durchschnittspreis ergibt sich aus ((alter Durchschnittspreis * bisherige Bestandsmenge) + (Einstandsmenge der neuen Ware * Einstandspreis der neuen Ware)) / neue Lagermenge. Die neue Lagermenge ist die Summe der bisherigen Bestandsmenge plus der Einstandsmenge der neuen Ware.
• Letzter Bestellzugang: es wird der Wert der letzten Bestellung verwendet, welche auf das Lager zugebucht wurde.
• Letzte ER: es wird der Wert der letzten erfassten Eingangsrechnung verwendet.

Zusätzliche Optionen

• Struktur berechnen: Stücklisten berücksichtigen
• zu Stichtag: die Lagerbewertung wird für das angegeben Datum vorgenommen
• Archiv: auch archivierte Artikel werden berücksichtigt

Kalkulation – Verkaufspreise schnell anpassen

Ab OfficeNo1 V20 Version 25030701 ist die Kalkulation vereinfacht – Sie können die Verkaufspreise von einem oder mehrere Artikel gezielt und schnell ändern.

Im Spezialmenü vom Artikel unter Kalkulation öffnet sich dieses Fenster.

Neue Verkaufspreise definieren

• Im Feld Runden geben Sie an auf wie viele Nachkommastellen der neue VK berechnet werden soll.
• VK-1 Aufsch%: Geben Sie hier den Aufschlag als Prozentsatz an, mit dem der neue VK-1 errechnet werden soll.
• VK-2 Aufsch%: Geben Sie hier den Aufschlag als Prozentsatz an, mit dem der neue VK-2 errechnet werden soll.
• VK-3 Aufsch%: Geben Sie hier den Aufschlag als Prozentsatz an, mit dem der neue VK-3 errechnet werden soll.
• VK-4 Aufsch%: Geben Sie hier den Aufschlag als Prozentsatz an, mit dem der neue VK-4 errechnet werden soll.
• Mit dem Button VK aus alten VK werden die neuen Preise mit der Basis vom alten VK festgelegt – der Bruttopreis wird anhand dem im Artikelstamm hinterlegten Steuersatz berrechnet
• Mit dem Button VK aus EK wird der neue Verkaufspreis nicht aus dem alten VK gerechnet, sondern anhand des Einkaufspreis. Es wird der EK vom Standard Artikel_Lieferanten verwendet, wenn vorhanden die Transportkosten (EH oder %) und wenn vorhanden der Zoll (EH oder %) vom Artikel_Lieferanten. Ist Aufschlag % von Artikel-Lieferanten markiert, wird statt dem Aufschlag % der BezugAufschlag vom Artikel_Lieferanten hergenommen.
• Mit der Checkbox als DB rechnen wird der Verkaufspreis als Deckungsbeitrag berechnet.

Preislisten übersichtlich verwalten.

Ab OfficeNo1 V20 Version 25030701 können Sie Ihre beim Artikelstamm hinterlegte Preislisten schnell und effizient anpassen und abändern.

Im Spezialmenü vom Artikel unter Preislisten öffnet sich dieses Fenster.

Im oberen Bereich können Alle oder einzelne Preislisten ausgewählt werden.
Für die ausgewählte Preisliste können mit dem Button Kunden… alle Kunden angezeigt werden, welche diese PreislistenNr im Kundenstamm hinterlegt haben.
Auch einzelne Preislisten einer PreislistenNr können mit dem Button Auswahl ausgewählt werden.

Anpassen und abändern der Preise oder Rabatte der Preislisten

• Preiserhöhung um %: geben Sie in das Feld Änderung den Prozentsatz ein, um welchen der Preis erhöht werden soll und mit dem Button Preis % wird diese Änderung auf alle Datensätze der Liste angewendet.
• Rabatterhöhung/Senkung: geben Sie in das Feld Änderung den Prozentsatz ein und mit dem Button Rabatt abs wird der neue Rabattsatz auf alle Datensätze der Liste angewendet.
• Vergeben Sie ein Datum und wenden Sie dieses mit dem Button Gültig ab oder Gültig bis auf alle Preislisten-Datensätze der Tabelle an.
• Auch können Sie direkt eine Preisliste bearbeiten – in die jeweilige Zelle klicken und abändern.

Überarbeitete Dokumentenverwaltung

Mit OfficeNo1 V20 sind einige Oberflächen überarbeitet worden – Optisch und Funktional.

So wie die Dokumentenverwaltung.

Erstellen Sie eine Gutschrift von ausgewählten Positionen

Ab OfficeNo1 V20 Version 25030701 können Sie eine Gutschrift von markierten Positionen in der Rechnung generieren lassen.

In einer Rechnung unterhalb den Positionen auf der rechten Seite befindet der Button Gutschrift. Markieren Sie eine oder mehrere Positionen und mit Klick auf den Button wird eine Gutschrift erzeugt. Es wird automatisch, wenn der Artikel eine Bestandsführung hat, eine Lagerbuchung mit der Menge durchgeführt – somit ist der Artikel wieder im Lager. Sollt keine Lagerbuchung gemacht werden, muss vorher die Checkbox Keine Lagerbuchung angeklickt werden.

Eine Anzahlung schnell schreiben

Ab OfficeNo1 V20 Version 25030607 können Sie schnell eine Anzahlungsrechnung erstellen.

Gibt es Voraussetzungen?

Ja – es muss ein Artikel für die Anzahlung angelegt sein. Standardmäßig wird nach einem Artikel mit der ArtikelNr „ANZ“ gesucht. In den Voreinstellungen kann der Anzahlungsartikel im Parameter Anzahlungs ArtikelNr geändert und festgelegt werden.

Wie wird die Anzahlung im Auftrag hinterlegt?

Im Auftrag unterhalb der Positionen befindet sich das Aktionsmenü – in diesem DropDown den Eintrag Anzahlung auswählen und den Betrag der Anzahlung eingeben. Mit OK bestätigen.





Es werden dann zwei Positionen angelegt.

• eine Position mit positiver Menge und dem Betrag
• eine Position mit negativer Menge und dem Betrag

Lieferschein und Rechnung generieren

Für die Anzahlungsrechnung muss zuerst ein Teillieferschein über die Anzahlung erstellt werden – Position mit positiver Menge/Liefermenge und Anzahlungsbetrag. Aus diesem Teillieferschein wird dann die Rechnung (Anzahlungsrechnung) erzeugt.





Die Schlussrechnung wird als normaler Lieferschein erzeugt – alle offenen Positionen werden automatisch verwendet.

Frohe Weihnachten 2024!

Wir wünschen allen eine schöne, ruhige und besinnliche Weihnachtszeit.

Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit 2024 und wir freuen uns auf 2025.

Bis 10.01.2025 sind wir für Sie im Journal Dienst erreichbar.

Merry Christmas, Frohe Weihnachten, Bon Natale, Buon Natele, Feliz Natal
Ihr OfficeNo1 Team

WER hat WANN, WAS geändert?

Ab OfficeNo1 V20 Version 24111001 werden Datenänderungen von der ganzen Tabelle gespeichert.

Wir bauen step-by-step den Datenlogger in OfficeNo1 aus. Die ersten Abänderungen von Daten werden im Auftrag und in der Bestellung geloggt.

Wo kann man das Log einsehen?

Im jeweiligen Auftrag / Bestellung können Sie mit einem Klick in das Feld der letzen Änderung das Log aufrufen.

Was steht im Log?

• WER – der Benutzer, welche die Änderung vorgenommen hat
• WANN – das Datum und die Uhrzeit, wann die Änderung abgespeichert wurde
• WAS – und die Daten, welche vor der Abänderung im Datensatz waren, sowie die neuen Informationen

Mindestmenge ist unterschritten?

Lassen Sie sich automatisch eine Email-Meldung zusenden, wenn die Mindestmenge erreicht bzw. unterschritten wurde.
Bei jeder Lagerbewegung des Lagerartikels wird überprüft ob der Lagerbestand kleiner des Mindestbestands ist. Trifft dies zu und ist in den Voreinstellungen eine Email-Adresse hinterlegt, wird auf diese Adresse eine Information gesendet.

->Voraussetzung ist auch hier, dass die Mail-Einstellungen für das Senden aus OfficeNo1 korrekt hinterlegt sind!

Autostart einstellen

Sie können Menüpunkte mittels Autostart ein für das automatische Öffnen definieren.

Mit der rechten Maustaste setzen Sie beim gewünschten Menüpunkt das A für Autostart. Ebenso können Sie das A mit der rechten Maustaste wieder deaktivieren.

Aus seit…?

Im Spezialmenü vom Artikel können Sie nach ausgelaufenen Artikel filtern.

Vergeben Sie ein ausgelaufen seit Datum und es werden Ihnen unter Berücksichtigung der Bestellungen nur Artikel angezeigt, welche seit diesem Datum ausgelaufen sind – aus seit…

Keine Belege?

Im Spezialmenü vom Artikel können Sie nach Artikeln ohne Belege filtern.

Vergeben Sie ein Bis Datum und es werden alle Aufträge, Angebote, Bestellungen, Bedarfe und Anfragen bis zu diesem Datum durchsucht ob sich die Artikel von der aktuellen Auswahl darin befinden.
Jene Artikel ohne Belege werden Ihnen dann ausgegeben.

Raiffeisen Infinity

Erstellen Sie den Bankdatenträger nun auch für Raiffeisen Infinity!

Ab Version 1924053002 können Sie in den Voreinstellungen den Export für Infinity mittels dem Parameter „Raika neu Infinity“ aktivieren. Hier erfahren Sie welche Version in Verwendung ist.

Ist der Parameter für Raiffeisen Infinity aktiviert, wählen Sie die Rechnungen aus und im Spezialmenü unter Bankdatenträger erzeugen werden nun die Textdateien erzeugt – Einzug und Gutschrift.

Kombinierte Suche erstellen

 

In der Suche nach kann nun eine kombinierte Suche definiert werden.

Kennen Sie die Suche nach?

Wenn Sie nun das Feld „_Kombiniert“ in die dritte Spalte ziehen, erscheint eine vierte Spalte.
In dieser können Sie alle Felder festlegen in der kombiniert gesucht werden soll.

Wie zum Beispiel im Artikel nach Bezeichnung UND Suchname.

Eigene Suchabfragen durchführen.

 

Nutzen Sie den Sucheditor?

Neben der schnellen Suche nach, können Sie in jeder Listenansicht mittels der Lupe den Sucheditor aufrufen und eigene, komplexe Suchabfragen tätigen.

–> Mehr erfahren Sie hier!