FAQ – Häufige Fragen zu OfficeNo1

OfficeNo1 ist auf kleine und mittelständische Unternehmen im Handel, in der Produktion und im Dienstleistungsbereich ausgerichtet. Wir betreuen Unternehmen, welche im B2B- und B2C-Geschäft tätig, oft einen oder mehrere Webshops betreiben und Anforderungen an Lagerverwaltung, Fakturierung, Produktion und Buchhaltungsübergabe haben – Einzelplatzinstallationen ebenso wie Client-Server-Umgebungen mit mehr als 100 simultanen Arbeitsplätzen.

Es gibt keine Mindestgröße. OfficeNo1 startet beim Einzelplatz und skaliert in derselben Software bis über 100 simultane Arbeitsplätze. Sie wechseln nie das System – Sie erweitern die Lizenz und fügen Arbeitsplätze hinzu, sobald Sie diese brauchen.

Ja, OfficeNo1 läuft nativ auf beiden Betriebssystemen. In Mischumgebungen können Mac- und Windows-Arbeitsplätze gleichzeitig auf dieselbe Datenbank zugreifen.

OfficeNo1 wird seit 1988 in Österreich entwickelt – das sind über 35 Jahre kontinuierliche Eigenentwicklung. Wir sind zertifizierter 4D Gold Partner.

Ja. OfficeNo1 erfüllt die österreichischen Anforderungen nach RKSV (Registrierkassensicherheitsverordnung), BAO (Bundesabgabenordnung). Das integrierte Kassenmodul ist signaturpflichtig konzipiert und unterstützt Online- wie Offline-Signierung.

Standardmäßig integriert sind Shopify (GraphQL API), WooCommerce (REST API), Shopware 6, xt:Commerce, Magento und PrestaShop. Artikelstammdaten und Lagerstände werden bidirektional synchronisiert, Bestellungen automatisch oder manuell abgerufen. Welche Felder synchronisiert werden, ist je Shop-Anbindung konfigurierbar.

Es bestehen Schnittstellen zu rund 20 Buchhaltungssystemen im DACH-Raum, darunter BMD, DATEV und RZL. Die Übergabe erfolgt über TXT-Dateien (Debitorensätze und Buchungssätze) in einem konfigurierbaren Intervall – manuell auslösbar oder automatisiert.

Ja, xRechnung und eRechnung sind fester Bestandteil der Software – ohne Zusatzmodul. EDIFACT, HOGAST für den B2B-Belegaustausch ist ebenfalls integriert.

Ja. Die Registrierkasse ist Teil von OfficeNo1 und kann stand-alone, im Kassenverbund oder mit Barcodescanner betrieben werden. Sie ist RKSV-konform und unterstützt sowohl Online- als auch Offline-Signierung.

Ja, der Import offener Posten aus der Buchhaltung ist Standardfunktion. Bezahlte Rechnungen werden automatisch im ERP als bezahlt markiert. Auch manuell möglich.

Direkte Anbindungen bestehen unter anderem zu GLS, DPD, Stranzinger, Österreichische Post und GO!. Versandetiketten werden automatisch gedruckt, Sendungsnummern an den Webshop zurückgemeldet.

Ja. OfficeNo1 deckt den vollständigen Produktionsprozess ab – von der Stückliste über den Fertigungsauftrag bis zur Rückmeldung ins Lager. Mehrstufige Fertigung mit Halbfertigware ist abgebildet, ebenso Set-Bildung. Stücklisten und Rezepturen werden im Artikelstamm gepflegt und lösen bei der Fertigung automatische Materialentnahmen und Lagerbuchungen aus. Ressourcen- und Maschinenplanung sowie eine Kapazitätsplanung sind verfügbar. Produktionskunden wie Rubble Master HMH, Barbaric und Franz Kastner setzen OfficeNo1 seit teils über 25 Jahren produktiv ein.

Ja. OfficeNo1 verfügt über eine vollständige Chargenverwaltung mit Rückverfolgbarkeit über die gesamte Belegkette – vom Wareneingang über die Produktion bis zum Lieferschein an den Endkunden. Pro Charge können Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD), Verfallsdatum und chargenspezifische Attribute hinterlegt werden. Die Seriennummernverwaltung funktioniert analog – jede Seriennummer ist eindeutig einem Wareneingang und in der Folge einem Verkaufsvorgang zugeordnet. Das ist insbesondere für Branchen mit Rückrufanforderungen, Garantiefällen oder regulatorischen Vorgaben relevant.

OfficeNo1 ist ein klassischer Einmalkauf. Sie erwerben die Lizenz und besitzen sie dauerhaft – ohne monatliche oder jährliche Lizenzgebühr.

Support und Wartung (Software-Maintenance) werden separat jährlich verrechnet. Sie sind nicht verpflichtend, aber empfohlen – sie sichern Ihnen den Zugriff auf Updates, neue Features und den direkten Support durch unser Team. Konkrete Konditionen finden Sie auf der Preise-Seite.

Nein. OfficeNo1 wird als All-in-One-Lösung ausgeliefert – Lagerverwaltung, Webshop-Anbindung, Kasse, FIBU-Übergabe, EDI und alle weiteren Funktionen sind ab Tag 1 enthalten. Es gibt keine modular zubuchbaren Funktionen, die später Mehrkosten verursachen.

Die Einführungskosten hängen von Ihrem konkreten Bedarf ab – Umfang der Altdatenübernahme, Anzahl der benötigten Schnittstellen, individuelle Anpassungen und Schulungsbedarf. Wir erstellen nach dem Erstgespräch ein konkretes Angebot.

Ja. Sie starten mit der Anzahl Arbeitsplätze, die Sie heute brauchen, und stocken bei Bedarf auf – ohne Systemwechsel, ohne Datenmigration.

Das hängt stark von Ihren Anforderungen, dem Umfang der Altdatenübernahme und der Anzahl benötigter Schnittstellen ab. Wir arbeiten nach dem „Teile-und-Herrsche“-Prinzip: Statt alles auf einmal einzuführen, gehen wir Schritt für Schritt vor. Sie nutzen einzelne Funktionsbereiche produktiv, bevor der nächste eingeführt wird. Das reduziert das Risiko und gibt Ihrem Team Zeit, sich einzuarbeiten.

Ja. Artikelstammdaten, Kunden, Lieferanten, Preislisten und offene Belege können aus Vorsystemen importiert werden – über dedizierte Importroutinen oder über die allgemeine Importfunktion auf Tabellenebene. Datenformat und Mapping werden im Vorfeld gemeinsam abgestimmt.

Ja, wir empfehlen grundsätzlich den Betrieb eines Testsystems. Anpassungen, Updates und Schnittstellenintegrationen werden zuerst im Testsystem eingespielt und gemeinsam mit Ihnen abgenommen, bevor sie in die Produktivumgebung übernommen werden.

Schulungen sind Teil der Einführung. Sie können vor Ort, in unserem Büro in Haid oder remote stattfinden. Die Schulungsinhalte werden auf die jeweilige Rolle der Anwender abgestimmt – Stammdatenpflege, Verkauf, Einkauf, Lager, Buchhaltungsübergabe.

Ja. OfficeNo1 verfügt über ein eigenes, sehr umfangreiches Reporting-Tool, mit dem Anwender individuelle Listen, Auswertungen und Statistiken erstellen können – ohne Programmierkenntnisse. Datenfelder, Filter, Sortierungen und Gruppierungen werden frei kombiniert. Die Ausgabe erfolgt wahlweise als HTML-Dashboard, als druckbarer Bericht oder als Export in gängige Formate. Für technisch versierte Anwender besteht zusätzlich die Möglichkeit, per ODBC direkt auf die Datenbank zuzugreifen.

Kundenspezifische Anpassungen werden release-sicher in einen eigenen Kundenbranch integriert und bei jedem Update mitgeführt. Es entstehen keine Sonderlösungen, die manuell nachgepflegt werden müssen. Auf Wunsch arbeiten wir mit dedizierten Release-Tags – damit ist der exakte Stand jeder produktiven Installation jederzeit nachvollziehbar.

Nightly Builds stehen täglich zur Verfügung. Für Kunden mit dedizierter Release-Sicherheit werden definierte Releases im Repository getaggt und über das Testsystem ausgerollt.

Wir verfolgen eine pragmatische KI-Strategie: keine eigenen KI-Modelle, keine proprietären KI-APIs. Viele Funktionen, die heute als „KI“ vermarktet werden, sind in OfficeNo1 als bewährte regelbasierte Automatismen umgesetzt – automatische Bestellvorschläge, optimierte Routenplanung, automatisierte Preisfindung. Aktuell evaluieren wir das Model Context Protocol (MCP) als möglichen Zugang für KI-Tools auf OfficeNo1-Daten – Datensicherheit ist dabei ein entscheidender Faktor.

OfficeNo1 läuft als On-Premise-Lösung. Ihre Daten liegen auf Ihrer Infrastruktur – im Einzelplatzbetrieb auf dem lokalen Rechner, im Mehrplatzbetrieb auf Ihrem Server. Es gibt keine Cloud-Abhängigkeit und keinen externen Datenzugriff durch uns.

Sie sprechen direkt mit den Entwicklern. Es gibt kein Ticketsystem, keinen Reseller und keine Outsourcing-Hotline. Hersteller, Entwicklung und Support sind dasselbe Team – seit 35 Jahren.

Per Telefon, E-Mail oder TeamViewer-Fernwartung. Die Geschäftszeiten finden Sie im Kontaktbereich.

Zugriffsrechte werden auf Menüpunkt-Ebene vergeben – getrennt nach Lese- und Schreibrechten. In sensiblen Bereichen (z.B. Einkaufspreise im Artikelstamm) ist eine feinere Abstufung auf Feldebene möglich.

Über ODBC kann jederzeit direkt auf die Datenbank zugegriffen werden – Ihre Daten sind nie eingesperrt. Da OfficeNo1 seit 1988 kontinuierlich entwickelt wird und das Team aktiv weiter ausbaut, sehen wir hier kein realistisches Szenario – aber wir verstehen, warum diese Frage gestellt wird.