Dokumentation Kassasoftware

OfficeNo1 Registrierkasse

Ein ausführliches Handbuch für die Registrierkassa stellen wir Ihnen gerne auf Anfrage bereit.

Ab 1. April 2017 müssen alle Kassen, die der Registrierkassensicherheitsverordnung unterliegen, beim Finanzamt gemeldet werden. Des Weiteren muss jede Kassa mit einer Signatureinheit ausgestattet sein. Diese Signatureinheit wird dazu benötigt, um jeden Beleg zu signieren und somit die Kassen manipulationssicher zu machen. Neben der Kassa muss auch jeder dieser Signatureinheiten beim FinanzOnline (kurz FON) gemeldet werden.

Dieses Kassenmodul / Kassasoftware bedient alle Funktionalitäten einer Registrierkassa, die ab 1.4.2017 für Unternehmen ab einem Barumsatz von EUR 7.000,- p.a. verpflichtend ist. Sie können dieses Modul als alleinstehende Software / Kassasoftware benutzen oder auch als Erweiterung zu Ihrer Warenwirtschaft.

 

Systemvoraussetzung

Auf Mac OS X ab 10.9 und Windows ab Windows 7 kann diese Kassa installiert und verwendet werden.

Allgemein | Anwenden | Stornieren | Einstellungen –
Allgemeinen Einstellungen | das Drucklayout | die Buchhaltungseinstellungen | die Kassaeinstellungen |  RKSV.

Allgemein

Das Kassamodul von OfficeNo1 ist gemäß der Registrierkassensicherheitsverordnung konform. Die einmalige Registrierung, die einmalige Signierung und die Übermittelung der Jahresbelege an das Finanzamt erfolgt automatisch von der Kassasoftware aus. Für die Signierung der einzelnen Belege benötigen Sie entweder ein Kartenlesegerät (USB-Stick, CardReader) oder eine dauerhafte Internetverbindung (online Signierung). Beides wird von dieser Registrierkassa unterstützt.
Es ist kein Bondrucker (z.B.: Epson TM-T88) zwingend notwendig für die Verwendung unserer Kassasoftware. Sie können Ihre Rechnungen bzw. Bons ebenso auf A4- Format drucken.
Dies ist in den Einstellungen festzulegen. Auch können Sie Ihre Eingabereihenfolge definieren.

Anwenden

VORGANG FESTLEGEN

OfficeNo1 Registrierkassa Vorgang Festlegen
OfficeNo1 Registrierkassa Vorgang Festlegen
Um eine korrekte Kassaführung zu gewährleisten, werden neben dem Verkauf auch alle Auszahlungen und Einzahlungen berücksichtigt. Das heißt, sollte z.B.: eine Barauszahlung getätigt werden, können Sie diesen Vorgang definieren und somit in Ihrem Kassabuch festhalten.

Folgende Kassabewegungen können Sie definieren:

  • Verkauf: Standardvorgang in der Kassa. Bargeldzahlung
  • Auszahlung Aufwand: Barzahlung von Aufwände (z.B.: Druckerpapier)
  • Einlage von Bank: Geld wird von der Bank an die Kassa transferiert
  • Abschöpfung an Bank: Geld wird von der Kassa an die Bank transferiert
  • Einzahlung zu Rechnung: Eine zuvor gelegte Rechnung wird Bar bezahlt
  • Auszahlung Privat: Geld wird privat entnommen
  • Einzahlung Privat: Privates Geld wird in die Kassa gegeben
  • Einlage von Tresor (Kundenspezifische Anpassung): Bargeld wird vom Tresor in die Kassa gegeben
  • Abschöpfung an Tresor (Kundenspezifische Anpassung): Aufbewahrung des Bargeldes im Tresor
OfficeNo1 Kassamodul
OfficeNo1 Kassamodul

1. TASTATUREINGABE

Im Feld Artikel geben Sie die gewünschte Nummer ein, je nach Ihrer Eingabereihenfolge haben Sie die Möglichkeit, daneben die Menge und optional einen alternativen Text, den Preis für diese eine Position ändern bzw. zu überschreiben, auch kann ein Rabatt gesetzt werden.
Sind alle Eingaben getan, wird mit einem Klick auf den Button „Position fertig“, diese zum Beleg hinzugefügt.
Wenn die Eingabereihenfolge keine Änderungen vorsieht und sie dennoch z.B.: einen Rabatt geben wollen, müssen Sie diesen vor der Eingabe festlegen.

2. BARCODE SCANNER

Wenn sie die Artikeln mit Hilfe eines Scanners erfassen, müssen Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen in der Eingabe.
Wenn aber ein Rabatt gewährt wird, oder die Menge eine andere als 1 ist, müssen diese Eingaben VOR dem Scannen erfolgen.

Stornieren

Kassasoftware BelegStorno - OfficeNo1
Kassasoftware BelegStorno - OfficeNo1
Kassasoftware PositionStorno - OfficeNo1
Kassasoftware PositionStorno - OfficeNo1
Haben Sie sich vertippt oder eine Position zu viel gebucht? Sie haben die Möglichkeit eine einzelne Position zu stornieren oder den ganzen Beleg.

Einstellungen

In den Einstellungen haben Sie fünf Reiter zur Verfügung.
Allgemeinen Einstellungen | das Drucklayout | die Buchhaltungseinstellungen | die Kassaeinstellungen | die Einstellungen für die Registrierkassensicherheitsverordnung – kurz RKSV.
Wie komme ich in die Einstellungen von der Kassa?

Wenn Sie das reine Kassamodul verwenden, haben Sie links im Menü die Option Einstellungen.

Wenn Sie die Warenwirtschaft mit dem Kassamodul haben, öffnen Sie die Einstellungen mit Klick auf die Kassa und gedrückter ALT-Taste. Bei Mac Geräten drücken Sie die CMD-Taste mit Klick auf die Kassa.

Allgemeine Einstellungen

OfficeNo1 Allgemeine Kassaeinstellungen
OfficeNo1 Allgemeine Kassaeinstellungen
In den allgemeinen Einstellungen legen Sie fest
(1) die Eingabereihenfolge nach Artikelauswahl
ob ein Artikel / Position nach Eingabe bzw. nach dem Scan fertig ist, ob das Mengenfeld nach Eingabe bzw. Scan des Artikels aktiviert wird um die Mengen noch zu ändern oder ob das Preisfeld aktiviert wird für Änderungen.

 

(2) die Druckeinstellungen
Sie können bei hier den Drucker für A4 und für einen Bon Drucker festlegen.
! Wenn Sie zwei Drucker in Verwendung haben – Bon für das Kassamodul und A4 für alle Ausdrucke von der Warenwirtschaft, so legen Sie hier die Drucker fest. Wichtig ist, dass in den Kassaeinstellungen Druckdialog bei A4 markiert ist und in der Warenwirtschaft unter Drucken das Häkchen bei System Druckdialog gesetzt ist (siehe nachfolgendes Bild.

Drucklayout

OfficeNo1 Drucklayout Kassaeinstellungen
OfficeNo1 Drucklayout Kassaeinstellungen
In den Einstellungen für das Drucklayout können Sie für beide Formate (A4 und Bon) den Belegkopf und den Belegfuß nach Ihren Vorstellungen bzw. Anforderungen gestalten, z.B.: das Logo und die Anschrift.

Buchhaltungseinstellungen

OfficeNo1 Buchhaltungseinstellungen Kassamodul
OfficeNo1 Buchhaltungseinstellungen Kassamodul
In den Buchhaltungseinstellungen legen Sie die Konten für die Buchhaltung fest. Auch die Buchhaltungssoftware wählen Sie aus um das Exportieren in die Buchhaltung verwenden zu können.

Kassaeinstellungen

OfficeNo1 Kassaeinstellungen
OfficeNo1 Kassaeinstellungen
In diesem Reiter der Kassaeinstellungen werden lediglich die Backup Pfade bzw. die Pfade der Log Dateien festgelegt. (Dies ist vor allem Wichtig wenn ein Ausfall der Signatureinheit gemeldet wurde.)

RKSV - Registrierkassensicherheitsverordnung

OfficeNo1 RKSV Einstellungen
OfficeNo1 RKSV Einstellungen
In diesem Bereich erfolgt die Registrierung der Kassa, die Registrierung der Signatur / Zertifikat und weitere Meldungen an FinanzOnline, welche im Laufe der Zeit nötig sind.
Manche Ereignisse (Ausfall der Signatur, Jahreswechsel, Deaktivierung der Kassa, Wiederinbetriebnahme…) müssen an FON gemeldet werden. Ihre Software erkennt automatisch den Ausfall der Signatureinheit (zB. Signaturkarte ist defekt, USB-Stick ist nicht korrekt angesteckt und dgl.), die Wiederinbetriebnahme, sowie den Jahreswechsel und meldet die nötigen Infos an das FON (allerdings nur mit gültigem WebService-Login und bestehender Internetverbindung). Alle weiteren Vorkommnisse (Deaktivierung der Kassa, Wiederaktivierung usw…) müssen Sie händisch in den Kassaeinstellungen unter dem Reiter „RKSV“ selbst anstoßen. Die Vorgehensweise wird am Beispiel eines Jahresbeleges erklärt.
Jahresbeleg
Am Ende des Jahres muss ein sogenannter Jahresbeleg an das Finanzamt gemeldet werden. Dies muss innerhalb einer vom Finanzamt vorgegebenen Zeit im neuen Jahres stattfinden. Wenn Sie in dieser Zeit einen Kassiervorgang abschließen, erzeugt die OfficeNo1 Kassa automatisch den Jahresbeleg, sendet (bei gültigem WebService-Login) diesen an FON und erstellt erst dann den Beleg des Kassiervorgangs.
Wenn Sie in dieser Zeit keinen Kassiervorgang vornehmen, müssen Sie den Jahresbeleg selbst erzeugen. Dazu öffnen Sie die „Einstellungen“ der OfficeNo1 – Kassasoftware und klicken auf den Reiter „RKSV“. Wählen Sie die gewünschte Kassa und klicken Sie auf den Button „Jahresbeleg“. Sollten Sie das WebService nützen, ist für Sie die Meldung erledigt. Es wird zusätzlich auch ein Bon ausgedruckt mit der Info, dass der Jahresbeleg erzeugt wurde. Dieser enthält den gültigen QR-Code. Sollten Sie das WebService nicht nutzen, müssen Sie diesen QR-Code nun mit der „Belegcheck App“ vom BMF einscannen und an das FON melden.

Bitte überprüfen Sie immer im FON ob die meldepflichtigen Belege (Startbeleg, Jahresbeleg, Signaturausfall…) auch wirklich im FON gemeldet wurden! OfficeNo1 übernimmt dafür keine Garantie.

Signatur ist ausgefallen
Wenn ein Ausfall der Signatureinheit gemeldet wurde, durch z.B. unbeabsichtigtes Ausstecken des USB-Sticks, müssen Sie die Signatur wieder anmelden bevor Sie weitere Belege erstellen können.

Hierfür gehen Sie in die Einstellungen der Kassa, navigieren zum letzten Reiter – RKSV und vergewissern Sie sich, dass die Signatureinheit eingesteckt ist, blinkt und/oder leuchtet, dann wählen Sie
(1) im linken Bereich bei registrierte Zertifikate ihres aus und
(2) klicken auf Signatur wiederanmelden. Darauf ändert sich der Status wieder auf aktiv. Sollte sich der Status nicht sofort ändern, Einstellungen speichern und wieder öffnen.


Registrierkassa

Um das Kassamodul zu nutzen, brauche ich die ganze WAWI?

Nein, das Kassamodul bzw. die Kassasoftware ist Stand-Alone. Sie können diese ohne unserer Warenwirtschaft benutzen. Haben sie diese bereits, ist die Integration kein Problem und z.B.: Kundendaten können in dem Kassamodul verwendet werden. Auch kann ein Upgrade vom Kassamodel auf das Warenwirtschaftssystem jederzeit durchgeführt werden.

Registrierkassa – Ausfall der Signatur – was tun?

Wenn ein Ausfall der Signatur bzw. der Signatureinheit gemeldet wurde, durch z.B. unbeabsichtigtes Ausstecken des USB-Sticks, müssen Sie die Signatur wieder anmelden bevor Sie weitere Belege erstellen können. Hierfür wählen Sie (1) im linken Bereich bei registrierte Zertifikate ihres aus und dann (2) klicken Sie auf Signatur wiederanmelden. Darauf ändert sich der Status wieder auf aktiv. Sollte sich der Status nicht sofort ändern, Einstellungen speichern und wieder öffnen. Mehr Informationen rund um das Kassamodul finden Sie in der Online Dokumentation.

Welchen Vorgang soll ich für eine korrekte Kassaführung auswählen?

Mit einem Klick auf den aktuellen Vorgang (meistens ist der vordefinierte der „Verkauf“) öffnet sich ein Fenster mit den verschiedenen Auswahlmöglichkeiten für die benötigte Kassabewegung. Den gewünschten Vorgang auswählen und mit „OK“ bestätigen.

OfficeNo1 Registrierkasse Vorgang wählen

OfficeNo1 Registrierkasse Vorgang wählen

  • Verkauf: Standardvorgang in der Kassa. Bargeldzahlung
  • Auszahlung Aufwand: Barzahlung von Aufwände (z.B.: Druckerpapier)
  • Einlage von Bank: Geld wird von der Bank an die Kassa transferiert
  • Abschöpfung an Bank: Geld wird von der Kassa an die Bank transferiert.
  • Einzahlung zu Rechnung: Eine zuvor gelegte Rechnung wird Bar bezahlt
  • Auszahlung Privat: Geld wird privat entnommen
  • Einzahlung Privat: Privates Geld wird in die Kassa gegeben
  • Einlage von Tresor (Kundenspezifische Anpassung): Bargeld wird vom Tresor in die Kassa gegeben
  • Abschöpfung an Tresor (Kundenspezifische Anpassung): Aufbewahrung des Bargeldes im Tresor

Nach dem Auswählen des Vorgangs wird der Betrag im Feld Bto/Eh eingegeben und der Text kann nach Bedarf geändert werden.

Hinweis: Bei Auszahlungen und Abschöpfungen ist kein Minus anzugeben.

Es wurde kein Jahresbeleg gedruckt? – Was tun?

Um einen Jahresbeleg zu generieren und auszudrucken, gehen Sie in die Kasseneinstellungen zum letzten Reiter RKSV. Hier klicken Sie den Button Jahresbeleg. Es wird nun Ihr Nullbeleg erzeugt und ausgedruckt. Bitte kontrollieren Sie in Ihrem FinanzOnline-Portal, ob der Webservice den Startbeleg korrekt übertragen hat.

RKSV Zertifizierte ,