OfficeNo1 v21: Lieferanten-Auftragsbestätigungen automatisch mit KI prüfen

PDF ablegen, Abweichungen sehen, Liefertermin übernehmen – die AB landet direkt bei der Bestellung.

2 min • Oktober 2026 • Tipps, Tricks & Neues

Auftragsbestätigungen von Lieferanten kommen meist als PDF per E-Mail – und müssen dann mühsam Zeile für Zeile mit der eigenen Bestellung verglichen werden. Mit der neuen Funktion Lieferanten AB übernimmt das die KI: Sie liest das PDF aus, stellt es der Bestellung gegenüber und zeigt genau, wo der Lieferant abweicht.

So funktioniert’s

• AB ablegen: Die Auftragsbestätigung des Lieferanten als PDF in den dafür festgelegten Ordner schieben.
• Lieferanten AB starten: Die KI analysiert das PDF und ordnet es der passenden Bestellung zu.
• Vergleich prüfen: Bestellung und AB werden übersichtlich gegenübergestellt – Abweichungen sind auf einen Blick erkennbar.
• Übernehmen: Mit einem Klick werden Kalenderwoche und Lieferdatum aus der AB in die Bestellung übernommen.

Gleichzeitig wird die Lieferanten-AB automatisch in der Dokumentenverwaltung zur jeweiligen Bestellung abgelegt – sie ist damit jederzeit direkt beim Beleg auffindbar.

Die Vorteile auf einen Blick

• Kein manueller Abgleich mehr: Die KI liest die AB aus und vergleicht sie mit der Bestellung – Position für Position.
• Abweichungen sofort sichtbar: Unterschiede zwischen Bestellung und Bestätigung fallen auf, bevor sie im Wareneingang oder bei der Rechnungsprüfung zum Problem werden.
• Liefertermine immer aktuell: KW und Lieferdatum werden per Klick übernommen – ohne Abtippen und ohne Tippfehler.
• Lückenlose Dokumentation: Jede AB wird automatisch bei der zugehörigen Bestellung in der Dokumentenverwaltung archiviert.
• Volle Kontrolle: Übernommen wird erst nach Bestätigung durch den Anwender – die Entscheidung bleibt beim Einkauf.
• Kein Zusatzmodul nötig: Die Funktion ist ab v21 direkt im System integriert.