On-Premise oder Cloud-ERP? Eine ehrliche Entscheidungshilfe für KMU

Ihre Daten verlassen nie Ihre Infrastruktur. Der Server steht in Ihrem Unternehmen oder in einem von Ihnen kontrollierten Rechenzentrum – Sie entscheiden, wer Zugriff hat.

Warum das wichtig ist: Gerade für Unternehmen mit sensiblen Kunden- oder Produktionsdaten ist Datensouveränität kein optionales Feature, sondern eine betriebliche Grundanforderung.

Nach dem Lizenzkauf entfallen monatliche oder jährliche Gebühren. Die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer sind damit kalkulierbar und in der Regel geringer als bei einem SaaS-Modell.

Warum das wichtig ist: Nach 5 bis 8 Jahren übersteigen Abo-Kosten eines Cloud-ERP oft den Kaufpreis einer On-Premise-Lizenz – ein Faktor der bei der Entscheidung häufig unterschätzt wird.

On-Premise-Systeme funktionieren unabhängig von der Verfügbarkeit eines Cloud-Dienstleisters – und auch ohne Internetverbindung. Bei Insolvenz oder Preiserhöhung des Anbieters bleibt das System voll funktionsfähig.

Warum das wichtig ist: Langfristige Planungssicherheit ist für KMU ein zentrales Kriterium – ein System das funktioniert unabhängig davon, was beim Anbieter passiert.

Cloud-ERP erfordert keine eigene Serverinfrastruktur und keine hohe Einmallizenz – der Einstieg ist mit niedrigeren Anfangskosten möglich.

Warum das wichtig ist: Für Unternehmen mit begrenztem Investitionsbudget kann das kurzfristig ein relevanter Faktor sein – langfristig sollten jedoch die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer verglichen werden.

Updates werden vom Anbieter automatisch eingespielt. Der Zugriff auf das System ist von jedem Ort mit Internetverbindung möglich – relevant für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Remote-Mitarbeitern.

Warum das wichtig ist: Ortsunabhängigkeit ist ein echter Vorteil – allerdings nur so lange wie die Internetverbindung stabil ist.

Server, Wartung und Backups liegen in der Verantwortung des Unternehmens. Das bedeutet entweder eigenes IT-Personal oder einen externen IT-Dienstleister.

Was besser funktioniert: Backup- und Wartungsroutinen von Beginn an klar definieren und dokumentieren – das reduziert den laufenden Aufwand erheblich.

Neue Versionen werden nicht automatisch aufgespielt – das Unternehmen entscheidet selbst, wann ein Update durchgeführt wird. Das gibt Kontrolle, erfordert aber eine aktive Updatestrategie.

Was besser funktioniert: Mit dem ERP-Hersteller eine klare Update-Routine vereinbaren – bei OfficeNo1 stehen nightly builds zur Verfügung, produktive Updates werden gemeinsam abgenommen.

Nach 5 bis 8 Jahren übersteigen Abo-Kosten oft den Kaufpreis einer On-Premise-Lizenz. Preiserhöhungen des Anbieters sind dabei schwer kalkulierbar.

Warum das wichtig ist: Der Kostenvergleich sollte immer über einen Zeitraum von mindestens 7 bis 10 Jahren angestellt werden – nicht nur über die ersten 12 Monate.

Datenschutz und Datensouveränität müssen aktiv geprüft werden – wo liegen die Server, welches Recht gilt, wer hat im Support-Fall Zugriff auf Ihre Daten?

Warum das wichtig ist: Für Unternehmen in der DACH-Region ist die DSGVO-konforme Verarbeitung Pflicht – Serverstandort und Auftragsverarbeitungsvertrag müssen vor Vertragsabschluss geprüft werden.

Bei Insolvenz des Anbieters, Preiserhöhungen oder Einstellung des Produkts sind Alternativen schwer zu finden – ein Systemwechsel ist aufwendig und kostspielig.

Warum das wichtig ist: Die Frage „Was passiert mit meinen Daten wenn der Anbieter wegfällt?“ sollte vor jedem Cloud-ERP-Vertrag schriftlich geklärt sein.