Datenimport – Aufbereitung Ihrer Daten

Um Ihre Daten bzw. die Übernahme Ihrer „Altdaten“ ins OfficeNo1 zu ermöglichen und zu erleichtern sind diverse Punkte zu berücksichtigen.

Die Daten müssen in einer strukturierten Form vorliegen. Was bedeutet „strukturierte Form“?
Unter strukturierte Form ist der Aufbau der Daten zu verstehen, sodass auch ein System die Daten richtig interpretieren kann, z.B.: als .xlsx, .csv oder auch als .txt Datei.

Für den eigentlichen Import wird die strukturierte Datei als Tabstoppgetrennte Textdatei abgespeichert und diese dann im OfficeNo1 eingespielt.

Welche Daten können importiert werden?
ALLE für das System leserlichen Daten können übernommen werden.

Nachfolgend finden Sie verschiedene Tipps und Hilfestellungen für die Aufbereitung.

Artikel / Produkte

Die Artikelnummer ist auf 25 Stellen begrenzt und kann alphanumerische Zeichen enthalten.
Keine Schrägstriche in der Artikelnummer, dies ist für die Dokumentenverwaltung relevant.
Beispiel artikel.xlsx
Beispiel mehrere Lieferanten pro Artikel artikel_lieferant.xlsx

Kunden

Eine Kundennummer ist verpflichtend, welche nur aus Ziffern bestehen darf.
Vorname und Nachname werden in einem Feld verwaltet.
Straße und Hausnummer sind ebenfalls in einem Feld.
Beispiel kunden.xlsx

Lieferanten

Eine Lieferantennummer ist verpflichtend, welche nur aus Ziffern bestehen darf.
Vorname und Nachname werden in einem Feld verwaltet.
Straße und Hausnummer sind ebenfalls in einem Feld.
Beispiel lieferanten.xlsx

Allgemeine Hinweise

Keine Zeilenumbrüche in einer Zelle.
Keine Sonderzeichen oder Tabulatoren in einer Zelle.
Bei mehreren Artikellisten ist auf einen einheitlichen Aufbau zu achten. z.B.: gleiche Bezeichnung der Mengeneinheit (Stk. <-> Stück)

Haben Sie Fragen?

Die oben genannten Hinweise und die Felder in den einzelnen Excel-Dateien dienen als Beispiel. Natürlich können mehr Informationen und Daten importiert werden. Mehr Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie in der Dokumentation unter Stammdaten.