DSGVO – Datenschutz-Grundverordnung

Sind Sie bereit für die DSGVO? – ist für Sie vorbereitet.

Mit den drei Kernpunkten, die Anonymisierung, die Minimierung und die Vergabe der Berechtigungen bietet Ihnen OfficeNo1 eine transparente und vor allem schnell und leicht durchführbare Möglichkeit die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter laut DSGVO 2018 zu schützen und zu verwalten.

Bei der Anonymisierung der Daten in OfficeNo1 werden die personenbezogenen Informationen, sowie alle von einer Person/Firma betreffenden Belege und Dokumente mit xxx überschrieben. Es werden Belege wie z.B.: Lieferscheine und Rechnungen nicht endgültig gelöscht, sondern nur depersonalisiert, da auch nicht personenbezogene Daten für z.B.: Statistiken wertvolle Informationsquellen darstellen.

Wenn Sie auf der sicheren Seite bleiben wollen, ist das Kredo weniger ist mehr. Sammeln und speichern Sie nur Daten von Personen und Firmen, die Sie auch wirklich für Ihren Workflow benötigen. Mit OfficeNo1 können Sie Kunden- und Lieferantendaten minimalisieren. Das bedeutet es werden alle nicht relevanten Daten und Informationen herausgefiltert und gelöscht.

Der Administrator im OfficeNo1 kann für jeden Mitarbeiter einzelne Berechtigungen, wie z.B.: den Zugriff auf Kunden oder die Einsicht der Personaldaten der Mitarbeiter vergeben und diese auch wieder entfernen. Wenn ein Mitarbeiter nicht mehr im Unternehmen tätig ist, so kann auch hier der Administrator all die betreffenden personenbezogenen Daten löschen.

Welche Daten werden anonymisiert?

Das ERP-System OfficeNo1 unterstütz Sie mit dieser Funktion des Anonymisierens personenbezogene Daten zu verwalten bzw. zu löschen / zu überschreiben. Als Administrator können Sie im OfficeNo1 Kunden und deren Ansprechpersonen und Lieferanten und deren Ansprechpersonen anonymisieren. Was genau bedeutet das? Alle personenbezogenen Daten werden mit xxxx überschrieben, sodass auch alle Angebote, Webaufträge, Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen zwar noch erhalten bleiben, aber keiner Person oder Firma mehr zugeordnet werden können.

Daten anonymisieren funktioniert natürlich nur, wenn keine Geschäfte (z.B.: Ausstellen einer Rechnung) innerhalb der gesetzlichen Frist getätigt worden sind.

Zu beachten ist hier, dass diese Funktion nur als Hilfsmittel dient und Sie angehalten sind, die Daten der Kunden und / oder Lieferanten nach der Anonymisierung zu kontrollieren und gegebenenfalls zu korrigieren.

DSGVO OfficeNo1 Minimieren
DSGVO OfficeNo1 Anonymisieren

Welche Daten werden minimiert?

Ebenfalls nur als Administrator eingeloggt können Sie im OfficeNo1 die Daten der Kunden und Lieferanten mit deren Ansprechpersonen minimieren. Was heißt das genau? Alle personenbezogenen Informationen bis auf den Suchname, den Namen, die Lieferadresse und die Rechnungsadresse werden wie beim Anonymisieren mit xxxx überschrieben. Bitte beachten Sie hierbei, dass OfficeNo1 mit dieser Funktion nicht die Semantik überprüft. Sollten Sie z.B.: im Suchnamen oder in einem Angebotstext personenbezogene Daten haben, welche ebenfalls zu löschen sind, ist dies selbst zu kontrollieren und gegebenenfalls zu korrigieren.

Wie werden Mitarbeiterdaten verwaltet?

Jeder neu angelegte Mitarbeiter hat grundsätzlich die Berechtigungen für das Anlegen der Artikel, die Ausstellung der Angebote, Lieferscheine und Rechnungen. Auch für das Anlegen der Kunden und Lieferanten ist jeder neuer Mitarbeiter berechtigt.

Der Administrator kann jederzeit Berechtigungen an Mitarbeiter vergeben und diese auch wieder entziehen. Im OfficeNo1 gibt es derzeit mehr als 150 verschiedene Berechtigungen, die erteilt werden können. Alle nicht personenbezogene Berechtigungen ( z.B.: Vergabe Artikelpreise VK1-VK4) sind als default Einstellung gegeben. Personenbezogene Berechtigungen wie das Einsehen der Personaldaten eines Mitarbeiters ist nur dem Administrator gewährt, außer dieser vergibt die Rechte weiter.

DSGVO OfficeNo1 Personaldaten

Da das Anonymisieren und Minimalisieren nur Funktionen sind, die Ihnen die Verwaltung der personenbezognen Daten erleichtert, sind Sie selbst für die Korrektheit der Datenhaltung Ihrer Kunden und Lieferanten verantwortlich und somit kann OfficeNo1 Software Solutions GmbH keine Gewährleistung für die Richtigkeit der Daten geben.

OfficeNo1 LogFile DSGVO
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