Nein, das Kassamodul bzw. die Kassasoftware ist Stand-Alone. Sie können diese ohne unserer Warenwirtschaft benutzen. Haben sie diese bereits, ist die Integration kein Problem und z.B.: Kundendaten können in dem Kassamodul verwendet werden. Auch kann ein Upgrade vom Kassamodel auf das Warenwirtschaftssystem jederzeit durchgeführt werden.

Wenn ein Ausfall der Signatur bzw. der Signatureinheit gemeldet wurde, durch z.B. unbeabsichtigtes Ausstecken des USB-Sticks, müssen Sie die Signatur wieder anmelden bevor Sie weitere Belege erstellen können. Hierfür wählen Sie (1) im linken Bereich bei registrierte Zertifikate ihres aus und dann (2) klicken Sie auf Signatur wiederanmelden. Darauf ändert sich der Status wieder auf aktiv. Sollte sich der Status nicht sofort ändern, Einstellungen speichern und wieder öffnen. Mehr Informationen rund um das Kassamodul finden Sie in der Online Dokumentation.

Mit einem Klick auf den aktuellen Vorgang (meistens ist der vordefinierte der „Verkauf“) öffnet sich ein Fenster mit den verschiedenen Auswahlmöglichkeiten für die benötigte Kassabewegung. Den gewünschten Vorgang auswählen und mit „OK“ bestätigen.

• Verkauf: Standardvorgang in der Kassa. Bargeldzahlung
• Auszahlung Aufwand: Barzahlung von Aufwände (z.B.: Druckerpapier)
• Einlage von Bank: Geld wird von der Bank an die Kassa transferiert
• Abschöpfung an Bank: Geld wird von der Kassa an die Bank transferiert.
• Einzahlung zu Rechnung: Eine zuvor gelegte Rechnung wird Bar bezahlt
• Auszahlung Privat: Geld wird privat entnommen
• Einzahlung Privat: Privates Geld wird in die Kassa gegeben
• Einlage von Tresor (Kundenspezifische Anpassung): Bargeld wird vom Tresor in die Kassa gegeben
• Abschöpfung an Tresor (Kundenspezifische Anpassung): Aufbewahrung des Bargeldes im Tresor

Nach dem Auswählen des Vorgangs wird der Betrag im Feld Bto/Eh eingegeben und der Text kann nach Bedarf geändert werden.

Hinweis: Bei Auszahlungen und Abschöpfungen ist kein Minus anzugeben.

Um einen Jahresbeleg zu generieren und auszudrucken, gehen Sie in die Kasseneinstellungen zum letzten Reiter RKSV. Hier klicken Sie den Button Jahresbeleg. Es wird nun Ihr Nullbeleg erzeugt und ausgedruckt. Bitte kontrollieren Sie in Ihrem FinanzOnline-Portal, ob der Webservice den Startbeleg korrekt übertragen hat.

Rechnungen werden im OfficeNo1 nie endgültig gelöscht. Müssen Sie jedoch eine Rechnung ändern, so haben Sie die Möglichkeit eine Gutschrift zu erstellen oder die Rechnung zu stornieren (Stornorechnung). Um die Positionen zu korrigieren, wird der Auftrag dupliziert und korrigiert. Aus diesem Auftrag kann nun einen neue Rechnung generiert werden.

Sie können als Administrator in den Voreinstellungen für jeden Benutzer den Parameter Bestellstatus prüfen bei User setzten. Ist dieser gesetzt, so werden, solange der Benutzer angemeldet ist, alle von diesem Nutzer erstellten und bearbeiteten Bestellungen nach überfälligen Tagen und überfälligen Tagen nach Bestätigung durchsucht und angezeigt.

Markieren sie den Artikel dessen Nummer Sie ändern möchten. Klicken Sie im Menü auf Spezial und Ändere Artikelnr und geben Sie die gewünschte Nummer ein.
Beachten Sie dass dabei alle Datensätze in denen die alte Artikelnr vorkommt ebenfalls geändert werden (Lagerartikel, Belege, Artikellieferant usw…)

Markieren Sie den zu duplizierenden Artikel. Klicken Sie dann im Menü unter Spezial auf den Punkt duplizieren. Sie erhalten die Eingabemaske mit den Daten des duplizierten Artikels. Zu beachten ist: Sie müssen auf jedenfall die Artikelnummer ändern!

Ja, Sie können Artikeln zusammenführen. Markieren Sie den Artikel, den Sie weg haben möchten (Artikel A) und klicken Sie auf Spezial und Zusammenlegen. Sie werden nun aufgefordert eine weitere Artikelnr. (Artikel B) einzugeben. Es werden nun sämtliche Daten vom Artikel A zum Artikel B gespeichert (zb. Artikellieferant, Setartikel, Rabatte, Staffelpreise usw.) und die Belege von Artikel A auf Artikel B geändert. Danach wird Artikel A gelöscht. Im Artikel B wird unter dem Feld „alte Artikelnr“ zu Dokumentationszwecken die Artikelnummer von A hinzugefügt und angezeigt.

• Beim Lieferdatum können Sie bei der Auftragseingabe das voraussichtliche Lieferdatum eingeben. Lassen Sie dieses Feld leer, wird beim Erzeugen des Lieferscheins automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Abhängig von den Parametereinstellungen Ihrer Datenbank ist es möglich, dass das Lieferdatum am Lieferschein automatisch das Lieferdatum aus dem Auftrag ist.
• Der Liefertermin ist eine textuelle Eingabe, zb KW 33.
• Das Auslieferungsdatum ist ebenfalls ein Datum welches Sie manuell eingeben können. Das Feld hat einen rein informellen Charakter.

Sie müssen als Administrator angemeldet sein. Unter Menü/Datei/Ablage – „Voreinstellungen“ nach eRechnung suchen und alle EIGENEN Daten bis auf den Ordnerpfad eingeben. Dieser wird beim ersten Senden der e-Rechnung abgefragt. Ratsam: Ordner für e-Rechnungen gleich an beliebigen Ort (Schreibtisch, Serverlaufwerk,..) anlegen.
Beim Kundenstammblatt2 die Felder „e-Rechnung ID“ und „BBG EmpfängerNr“ eingeben. Die üblichen Daten (UID, Adresse,..) müssen natürlich auch eingegeben werden.
Senden: Gewünschte Rechnung in Rechnungsübersicht markieren und Menü Spezial – „e-Rechnung“ wählen.

Als Administrator angemeldet können Sie in den Voreinstellungen unter „Druck“ und anschließend „Fusstext“ den gewünschten Text ändern.

Als Administrator angemeldet können Sie in den Voreinstellungen unter „Absender drucken“ den Absendertext ändern bzw. einfügen.

Grundsätzlich hängt die Lagermenge von einem Artikel mit den zugebuchten Bestellungen (Einkauf) und abgebuchten Lieferungen (Verkauf) ab.
Wann muss dann eine Korrektur der lagernden Artikeln vorgenommen werden? Zum Beispiel bei Erhalt von fehlerhaften Waren.
Sie können direkt in den Lager-Artikel unter Stammdaten gehen oder über den Artikel „Gehe zu“ Lagerartikel.

In der Übersicht der Lagerartikeln markieren Sie den Artikel, welcher geändert werden soll. Unter Spezial ist der Befehl Lagerkorrektur.


Im Feld Menge geben Sie den Wert um welchen der Lagerstand zu korrigieren ist. Z.B.: Es wurde 1 Artikel fehlerhaft geliefert, somit verringert sich die Lagermenge um 1. Einzugeben ist dann -1. Nach der Eingabe Tabulator-Taste betätigen und mit Buchen & Nächster bestätigen Sie die Eingabe und schließen das Fenster.

Mehr Informationen zum Lager-Artikel finden Sie in unserer Online-Dokumentation.

Sie können jede Sendung, die Sie im OfficeNo1 mit dem Versandmanager der Post erzeugt haben einfach und schnell stornieren.
Haben Sie dies mittels Lieferschein erstellt, dann gehen Sie in den Lieferschein, wurde dies mit einer Rechnung gemacht, dann gehen Sie in die Rechnung oder wurde der Buchungsschein für die Sendung genommen, dann gehen Sie in den Buchungsschein.
Im jeweiligen Formular finden Sie den Button Sendung stornieren. Bestätigen Sie Stornierung und schon sind Sie fertig!
Im Lieferschein befindet sich dieser Button im ersten Reiter „Lieferschein“. In der Rechnung ist dieser im Reiter „Mahnungen“, in dem Sie auch die anderen Speditionsdienste finden und im Buchungsschein haben Sie die Möglichkeit zum Stornieren ebenfalls im ersten Reiter „Buchungsschein“.
Auch können Sie Ihre Sendung verfolgen. Neben dem Button Sendung stornieren, können Sie diese verfolgen – Sendung verfolgen.

Skonto tatsächlich wird im Menüpunkt Bezahlt und bei Klick auf Skontozahlung berechnet. In der Rechnung wird das entsprechende Feld nur dann gespeichert und angezeigt, wenn der Parameter Tatsächlichen Skonto berechnen in den Voreinstellungen (als Administrator) auf JA gesetzt ist.

In der Rechnungsübersicht im Menü Spezial unter Buchhaltung werden abhängig von der Buchhaltungsschnittstelle die Kundendaten (AR.txt) und die Rechnungsdaten (KU.txt) exportiert. Es gibt für jeden Rechner einen eigenen Parameter Buchhaltungsordner Pfadin den Voreinstellungen, um den Pfad bzw. Speicherort der Daten zu definieren. Ist dieser Parameter nicht gesetzt, so werden die Exportfiles unter Windows am Desktop und unter Mac am Schreibtisch abgelegt.

Ja. In OfficeNo1 ist es ein leichtes die Inventur zu importieren. Unter Stammdaten Lager-Artikel“ im Spezialmenü gibt es den Menüpunkt „Import Inventur“. Die Datei muss „text-tab-getrennt“ sein und 4 Spalten beinhalten. Es müssen alle Spalten für ArtikelNr, LagerNr, Menge und Wert vorhanden sein. Wobei Wert auch 0 sein darf, sodass dieser nicht übernommen wird.

Unter dem Menüpunkt Lagerartikel in den Stammdaten können Sie im Spezialmenü Artikellagerliste zu Stichtag die Inventurliste erstellen und anschließend drucken. Mit den nachfolgenden Einstellungen erhalten Sie eine .txt oder .xls Liste, je nach installiertem Programm auf Ihrem Rechner, welche u.a. die Artikelnummer, die Bezeichnung, den Suchnamen, die Menge, die Mengeneinheit, den Lagerort, den aktuellen EK, die Summe und die Differenz ausgibt.

Unter dem Menüpunkt Lagerartikel in den Stammdaten markieren Sie den gewünschten Artikel und klicken auf das Drucksymbol. Im linken unteren Eck können Sie „Zählliste“ auswählen und diese drucken.

Als Administrator eingeloggt können Sie unter den Voreinstellungen (Datei/Ablage) folgende Parameter ändern:
SMTP Parameter:
– e-Commerce Mail SMTP
– SMTP Port
SMTP Anmeldeoptionen:
– mail-identifizierung auf „Ja“, falls authentifizierung nötig
– mail-identifizierung password
– mail-identifizierung user

Als Administrator angemeldet können Sie in den Voreinstellungen unter „Druck“ und anschließend „Kopfbild“ das Logo ändern.

Unter Datei/Ablage befindet sich der Punkt „Passwort ändern“.

• Unter Windows finden Sie die Versionsnummer unter Hilfe „Über OfficeNo1“
• Unter Mac OS finden Sie die Versionsnummer von OfficeNo1 unter Ablage „über OfficeNo1“.

Die OfficeNo1 Version setzt sich aus der 4D Version, dem Jahr, dem Monat, dem Tag und der BuildNr pro Tag zusammen.

• Im Client-Server Modus sehen Sie die 4D Version im Administrationsbereich der OfficeNo1 Server Applikation.

Ja, es gibt einen Webshop.
OfficeNo1 entwickelt einen kundenspezifischen und integrierbaren Webshop nach Ihren Wünschen. Von der ersten Idee bis zur Einführung und Betreuung des Webshops begleitet Sie OfficeNo1.

OfficeNo1 bietet derzeit 16 Schnittstellen zur Integration von Buchhaltungsprogrammen an. Eine Auflistung finden Sie unter Schnittstellen.

Skonto tatsächlich wird im Menüpunkt Bezahlt und bei Klick auf Skontozahlung berechnet. In der Rechnung wird das entsprechende Feld nur dann gespeichert und angezeigt, wenn der Parameter Tatsächlichen Skonto berechnen in den Voreinstellungen (als Administrator) auf JA gesetzt ist.

In der Rechnungsübersicht im Menü Spezial unter Buchhaltung werden abhängig von der Buchhaltungsschnittstelle die Kundendaten (AR.txt) und die Rechnungsdaten (KU.txt) exportiert. Es gibt für jeden Rechner einen eigenen Parameter Buchhaltungsordner Pfadin den Voreinstellungen, um den Pfad bzw. Speicherort der Daten zu definieren. Ist dieser Parameter nicht gesetzt, so werden die Exportfiles unter Windows am Desktop und unter Mac am Schreibtisch abgelegt.

Rechnungen werden im OfficeNo1 nie endgültig gelöscht. Müssen Sie jedoch eine Rechnung ändern, so haben Sie die Möglichkeit eine Gutschrift zu erstellen oder die Rechnung zu stornieren (Stornorechnung). Um die Positionen zu korrigieren, wird der Auftrag dupliziert und korrigiert. Aus diesem Auftrag kann nun einen neue Rechnung generiert werden.

Sie können als Administrator in den Voreinstellungen für jeden Benutzer den Parameter Bestellstatus prüfen bei User setzten. Ist dieser gesetzt, so werden, solange der Benutzer angemeldet ist, alle von diesem Nutzer erstellten und bearbeiteten Bestellungen nach überfälligen Tagen und überfälligen Tagen nach Bestätigung durchsucht und angezeigt.

Markieren sie den Artikel dessen Nummer Sie ändern möchten. Klicken Sie im Menü auf Spezial und Ändere Artikelnr und geben Sie die gewünschte Nummer ein.
Beachten Sie dass dabei alle Datensätze in denen die alte Artikelnr vorkommt ebenfalls geändert werden (Lagerartikel, Belege, Artikellieferant usw…)

Markieren Sie den zu duplizierenden Artikel. Klicken Sie dann im Menü unter Spezial auf den Punkt duplizieren. Sie erhalten die Eingabemaske mit den Daten des duplizierten Artikels. Zu beachten ist: Sie müssen auf jedenfall die Artikelnummer ändern!

Ja, Sie können Artikeln zusammenführen. Markieren Sie den Artikel, den Sie weg haben möchten (Artikel A) und klicken Sie auf Spezial und Zusammenlegen. Sie werden nun aufgefordert eine weitere Artikelnr. (Artikel B) einzugeben. Es werden nun sämtliche Daten vom Artikel A zum Artikel B gespeichert (zb. Artikellieferant, Setartikel, Rabatte, Staffelpreise usw.) und die Belege von Artikel A auf Artikel B geändert. Danach wird Artikel A gelöscht. Im Artikel B wird unter dem Feld „alte Artikelnr“ zu Dokumentationszwecken die Artikelnummer von A hinzugefügt und angezeigt.

• Beim Lieferdatum können Sie bei der Auftragseingabe das voraussichtliche Lieferdatum eingeben. Lassen Sie dieses Feld leer, wird beim Erzeugen des Lieferscheins automatisch das aktuelle Datum eingetragen. Abhängig von den Parametereinstellungen Ihrer Datenbank ist es möglich, dass das Lieferdatum am Lieferschein automatisch das Lieferdatum aus dem Auftrag ist.
• Der Liefertermin ist eine textuelle Eingabe, zb KW 33.
• Das Auslieferungsdatum ist ebenfalls ein Datum welches Sie manuell eingeben können. Das Feld hat einen rein informellen Charakter.