Kundenverwaltung: das Kunden-Stammblatt

In der Kundenverwaltung legen Sie Kunden an und pflegen Adressen, Konditionen, Rabatte, Ansprechpersonen, Korrespondenz und Termine. Hier finden Sie jede Seite des Kunden-Stammblatts und alle Funktionen des Spezialmenüs erklärt.

Stammblatt

Unter „Stammdaten“ finden Sie den Befehl „Kunden“. In diesem Programmzweig verwalten Sie Ihre Kunden. Nach dem Aufruf erscheint die aktuelle Auswahl Ihrer Kunden.

Mit einem Doppelklick auf die Zeile eines Kunden oder mit dem Button „Neu“ öffnen Sie das Stammblatt.

Felder

LKZ / PLZ

Das Länderkennzeichen wird aus den Standards der Voreinstellungen übernommen. Mit der Postleitzahl wird der Ort automatisch eingesetzt, sofern er schon einmal eingegeben wurde. Jede Ersteingabe eines neuen Ortes wird automatisch gespeichert.

Adresse

Rechnungsadresse und Lieferadresse können getrennt angegeben werden. Klicken Sie auf „Ort“, erscheint die Adresse automatisch in Google Maps.

eMail / www

Mit einem Klick auf „eMail“ schreiben Sie direkt eine Mail an diese Adresse. Ein Klick auf „www“ ruft bei bestehender Internetverbindung die Website auf.

Vertreter 1 + 2

Nummer des zuständigen Vertreters. Kennen Sie die Nummer nicht, rufen Sie mit dem Joker (@) die Auswahlliste aller Vertreter auf und wählen dort den passenden aus.

Zahlungsbedingung / Versandbedingung

Kennziffern der passenden Zahlungs- und Versandbedingung. Eingesetzt wird der Text aus dem jeweiligen Stammblatt. Auch hier rufen Sie mit dem Joker (@) die Auswahlliste auf.

Buch-KontoNr

Kontonummer des Kunden für die Überleitung in die FIBU.

PreislisteNr

Gibt an, welche der drei Preisgruppen aus dem Artikel-Stammblatt für diesen Kunden gilt: 0 für den „normalen“ Verkaufspreis, 1 für den VK1, 2 für den VK2.

Suchkriterium 1 bis 4

Beliebige Kriterien, nach denen Sie im Sucheditor suchen können. So fassen Sie Kunden nach eigenen Kriterien zusammen, z. B. alle „Kollegen“.

Kennzeichen

Echtkunde

Wird automatisch angekreuzt, sobald für diesen Kunden einmal ein Auftrag erstellt wurde. Hier müssen Sie nichts eingeben.

Mahnsperre

Der Kunde wird beim Drucken der Mahnungen nicht berücksichtigt.

Intrastat

Kreuzen Sie dieses Feld an, wenn der Kunde für die Intrastat-Meldung herangezogen werden soll. Näheres finden Sie unter Diverses – Intrastat.

ARA

Der Kunde ist für die ARA-Abrechnung relevant.

GP

Für die Grüner-Punkt-Abrechnung.

SE

Für Selbstentsorger.

Archiv

Der Datensatz kann ins Archiv gelegt werden.

Zession

Die Zession wird an die Buchhaltung übergeben.

Buchhaltung_OK

Kreuzen Sie dieses Kästchen an, wenn die Buchhaltung in Ordnung ist bzw. der Kunde geprüft wurde.

Stammblatt 2

Auf der zweiten Seite des Stammblatts finden Sie weitere Informationen.

LieferantenNr

Ihre eigene Lieferantennummer bei diesem Kunden.

CC_…

Vier Felder für die Kreditkartendaten.

Kreditrahmen

Eine rein informative Eingabe: Wird der Rahmen überschritten, hat das keine Folgen. Das Feld rechts daneben zeigt den aktuell offenen Betrag und wird bei jeder Zahlung aktualisiert. Der interne Kreditrahmen ist der Rahmen, den Sie selbst tolerieren.

Shop-Passwort

Es wird zufällig eine 4-stellige Zahl erzeugt, die der Kunde für den Einstieg in den Webshop erhält.

Preis bei LS

Der Preis wird auf dem Lieferschein mitgedruckt.

Liefersperre

Der Kunde ist für Lieferungen gesperrt.

Inkl.-Preis drucken

Die Preise werden inklusive Mehrwertsteuer auf die Belege gedruckt.

Mail/Fax

Suchkriterium.

KeineAlkoholsteuer

Der Kunde ist von der Alkoholsteuer befreit.

B2

Auf den Belegen wird die Artikelbezeichnung 2 gedruckt.

Rabattliste

Kundeninfo

Dieser Text erscheint nur am Bildschirm.

Kommentar

Beliebiger Text. Er erscheint am Bildschirm und wird im Notizbuch ausgedruckt, also nicht auf Angebot, Auftrag, Lieferschein oder Rechnung.

Rabattliste

Hier legen Sie für diesen Kunden bestimmte Rabatte fest. Klicken Sie einmal in das Feld, wird der Button „Neue Position“ aktiv. Sie können nun für eine Warengruppe den Rabatt (oder Preis) oder alternativ für einen Artikel den Preis (oder Rabatt) eingeben. Das Programm verhindert eine doppelte Eingabe, da pro Zeile nur Warengruppe oder Artikel möglich ist.

Button „Übernehmen“

Übernimmt eine Rabattliste, die für einen anderen Kunden erstellt wurde. Im folgenden Dialog geben Sie nur die betreffende Kundennummer ein.

Personen

Auf dieser Seite legen Sie Ansprechpersonen an.

Geben Sie hier alle Ansprechpersonen ein. Beim Erstellen eines Angebots, Auftrags usw. bietet Ihnen das Feld „zuhanden“ ein Popup an, aus dem Sie diese Personen auswählen. Mit einem Doppelklick auf eine Position öffnen Sie das Formular Ansprechpartner, in dem Sie weitere Informationen zur Person eingeben.

Kunden-Artikel-Nr.

Hier geben Sie bei Bedarf die Artikelnummern ein, die Ihr Kunde den Artikeln zuordnet. Diese Kunden-Artikelnummern können auf Wunsch in den verschiedenen Formularen mitgedruckt werden.

Korrespondenz

Hier wird die gesamte Korrespondenz mit diesem Kunden aufgelistet. Sie finden sie auch unter dem Menüpunkt „Textverarbeitung“, dort jedoch für alle Kunden und Lieferanten.

Mit dem Button „Neue Position“ verfassen Sie einen neuen Brief. Er wird automatisch diesem Kunden zugeordnet.

Termin

Die Seite „Termin“ zeigt alle Einträge im Kalender, die diesen Kunden betreffen. Die Kalenderfunktion gibt es auch für Lieferanten und Vertreter.

Text

Meldungstext

Der Text wird bei der Belegerfassung angezeigt.

Drucktext

Der Text wird auf die Belege gedruckt.

CRM

CRM steht für Customer Relationship Management. Hier werden alle Geschehnisse rund um den Kunden eingetragen, z. B. Direktmails.

Spezialmenü

In Buchhaltung

Überträgt die markierten Kunden in die Buchhaltung. Dabei wird eine Textdatei erzeugt, die Sie in einem beliebigen Ordner speichern. Ihre Buchhaltung importiert diese Datei in die Buchhaltungssoftware und muss die Kundendaten nicht manuell erfassen. OfficeNo1 unterstützt derzeit die 16 häufigsten Buchhaltungsprogramme. Wird Ihr bevorzugtes Programm noch nicht unterstützt, programmieren wir die Schnittstelle gerne.

Kunden zusammenlegen

Fasst zwei Kunden zusammen, z. B. wenn ein Kunde irrtümlich doppelt angelegt oder von einem anderen übernommen wurde. Markieren Sie zuerst den Kunden, den Sie übertragen möchten. Nach „Spezial – Kunden zusammenlegen“ geben Sie die KundenNr des Kunden ein, der bestehen bleibt. In sämtliche Belege und Daten des alten Kunden wird die KundenNr des neuen Kunden eingetragen. So gehen keine Daten verloren, und sie sind nur noch mit dem neuen Kunden verknüpft. Der alte Kunde wird anschließend gelöscht.

Finde über Artikel

Findet alle Kunden, zu denen Aufträge mit den markierten Artikeln existieren, z. B. wenn Sie Kunden über eine Rückholaktion informieren müssen.

Zum Webshop

Überträgt einen Kunden in einen separaten Webshop. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte das OfficeNo1-Team.

Verkäufe ab Datum

Liefert alle Kunden, die ab einem von Ihnen eingegebenen Datum gekauft haben. Ausschlaggebend ist das Fakturadatum.

Kundennummer ändern

Ändert die Kundennummer eines bestehenden Kunden, auch in sämtlichen Formularen. Ist die neue Nummer bereits einem anderen Kunden zugewiesen, erhalten Sie einen Hinweis.

Duplizieren

Dupliziert einen markierten Kunden, z. B. wenn ein bestehender Kunde eine neue Filiale eröffnet und viele Daten gleich sind (UID, Rechnungsadresse, E-Mail usw.). Der neue Kunde erhält eine neue Kundennummer, und das Eingabelayout öffnet sich für die abweichenden Daten. Die Kennzeichen „Echtkunde“ und „Interessent“ werden standardmäßig nicht übernommen.

Keine Käufe ab Datum

Liefert die Kunden, die in einem bestimmten Zeitraum keine Aufträge erteilt haben. Das Ab-Datum ist Pflicht. Geben Sie kein Bis-Datum ein, wird nur das Ab-Datum berücksichtigt. Ausschlaggebend ist das Auftragsdatum.

Branche zuordnen

Ordnet mehrere Kunden auf einmal einer Branche zu, sodass Sie nicht jeden Kunden einzeln bearbeiten müssen.

Import

Importiert Kunden aus einer tabulatorgetrennten Textdatei. Bei der Neuanlage sind bestimmte Felder Pflicht, ohne die ein Kunde nicht korrekt angelegt werden kann.

Kunde ohne Ansprechpersonen

Listet alle Kunden ohne Ansprechperson auf.