Auftrag erstellen und verwalten

Unter „Verarbeiten“ erstellen Sie neue Aufträge, ändern, löschen und drucken bestehende oder übernehmen sie als Lieferscheine. Hier finden Sie jede Seite des Auftrags-Formulars und alle Funktionen des Spezialmenüs erklärt.

Die Auftragsübersicht

Unter „Verarbeiten“ finden Sie den Befehl „Aufträge“. In diesem Programmzweig können Sie neue Aufträge erstellen, bestehende Aufträge ändern, löschen, drucken oder bestehende Aufträge als Lieferscheine übernehmen.

In der Spalte „geliefert“ sehen Sie mit Kreuzchen versehene Aufträge, d. h. es wurde ein vollständiger Lieferschein erstellt. Angekreuzt wird ein Auftrag auch in der Spalte „gedruckt“, sobald eine Auftragsbestätigung ausgedruckt wurde. In der letzten Spalte ist der Gesamt-Netto-Betrag des Auftrags zu sehen.

Tastenkürzel

• Strg + Alt + + (Windows) bzw. Cmd + Alt + + (Mac): Für die ausgewählte Zeile wird der zugehörige Primärbedarf, in dem die Kostenkarte enthalten ist, geholt.
• Strg + + (Windows) bzw. Cmd + + (Mac): Der zugehörige Lieferschein wird aufgerufen.
• Strg + F5 (Windows) bzw. Cmd + F5 (Mac): Die Bestellung wird angezeigt.
• Strg + Umschalt + + (Windows) bzw. Cmd + Umschalt + + (Mac): Der zugehörige Primärbedarf wird geholt.
• Strg + - (Windows) bzw. Cmd + - (Mac): Für die ausgewählte Zeile wird das Angebot und, falls vorhanden, der Rahmenauftrag geholt.

Auftrag

Für die Erstellung bzw. Änderung eines Auftrags können Sie die Erklärungen bei der Erstellung eines Angebots heranziehen, da die Formulare – bis auf einige Felder – identisch sind.

Kunden-Bestell-Nummer

In dieses Feld können Sie die Kunden-Bestell-Nummer eingeben, unter der Ihr Kunde diesen Auftrag verwaltet.

Liefer-Datum

Hier geben Sie das Datum ein, das dann in der aktuellen Auswahl als „Soll-Liefer-Datum“ aufscheint. Bei der Erstellung eines Sofort-Lieferscheins wird hier das aktuelle Datum automatisch übernommen und kann bei Bedarf überschrieben werden.

Hand-Ls-Nr.

Dieses Feld wird erst bei der Fakturierung aktuell.

Garantie

Kennzeichnet einen Garantieauftrag.

bestätigt

Der Kunde hat diesen Auftrag bestätigt.

intern

Dieses Feld kennzeichnet einen internen Auftrag.

bestellt

Der Auftrag ist bestellt.

Gesamtlieferung

Bei einem Liefervorschlag wird dieser Auftrag nicht teilgeliefert.

nicht Bonusfähig

Bei Bonusabrechnungen wird hier kein Bonus zugewiesen.

kein LS drucken

Es wird kein Lieferschein gedruckt.

kein Intrastat

Wird in der Intrastat-Abrechnung nicht berücksichtigt.

geändert

Ist eine Information für andere, dass dieser Auftrag bewusst geändert wurde.

Exportiert

Zeigt an, ob der Auftrag bereits exportiert wurde.

Gesperrt

Dieser Auftrag darf nicht geliefert werden.

In Liefervorschlag

Zeigt an, ob dieser Auftrag im Liefervorschlag berücksichtigt werden soll.

kein Rabatt drucken

Beim Drucken wird auf einen Nettopreis umgerechnet.

Position

Auch die zweite Seite des Auftrags-Formulars ist weitgehend identisch mit der des Angebots. Lesen Sie die Beschreibung bitte dort nach.

Positions-Blatt

Mit einem Doppelklick in die gewünschte Position haben Sie die Möglichkeit, diese zu bearbeiten. Es wird Ihnen zur Bearbeitung das Positionsblatt gezeigt. Die Felder im Positionsblatt sind fast identisch mit denen des Angebots, bitte lesen Sie dort nach.

Pop-up-Menü im Positions-Datenblatt

Im Positions-Datenblatt können Sie links unten im Pop-up-Menü verschiedene Aktionen durchführen.

1-1bestellen

Es werden die Bestellungen erzeugt.

ARA

Es wird eine ARA-Position angelegt und berechnet.

Artikelkalkulation

Mehr Informationen finden Sie unter Stammdaten, Artikel und Spezialfunktionen „Kalkulation“.

Bestellen

Automatische Bestellung – bezogen auf die betreffende Auftragsposition – über diesen Artikel nur bei diesem Lieferanten. Existiert bereits eine offene Bestellung, wird diese neue Bestellungsposition dazugegeben, ansonsten wird eine neue Bestellung erstellt.

Container

Mit Container wird vermerkt, dass dieser Artikel der betreffenden Auftragsposition zu bestellen sein wird. Letztendlich bestellt wird dann im Programmzweig „Bestellung“.

EK neu ermitteln

Der Einkaufspreis wird neu bestimmt.

Export Control

Speziallösung für ein Zeiterfassungssystem.

Externen Arbeitsauftrag bestellen

Hier wird eine Dienstleistungsbestellung generiert.

Gebinde

Es werden aus den erfassten Positionen Gebindepositionen erzeugt und errechnet.

Gewichte&Kartons

Errechnet die Gewichte und die Anzahl der Kartons.

Import ArtNr Menge

Aus einer Textdatei, deren Spalten durch Tabulator getrennt sind (1. Spalte Artikelnummer, 2. Spalte Menge), können Sie Positionen anlegen.

Import aus Scannerfile

Sie haben die Möglichkeit, aus dem Handscanner Aufträge zu erfassen.

Meldungstext zeigen

Es wird der Meldungstext gezeigt.

Nettopreis über Position

Hier werden aus Prozenten Nettopreise errechnet.

Nettopreis rechnen

Aus den Prozentsätzen werden Nettopreise ermittelt.

Neue Preisfindung

Ein neuer Verkaufspreis wird ermittelt.

Primärbedarf erzeugen

Es wird ein Primärbedarf angelegt.

Rabatt 1 zuweisen / Rabatt 2 zuweisen / Rabatt 3 zuweisen

Bei jeder Position wird ein Rabatt vergeben.

Rabatt auf EK

Den Einkaufspreis können Sie hier um einen gewissen Rabatt verringern.

Rabattposition erzeugen

Aufgrund des Umsatzes bei vereinbarten Umsatzrabatten wird vom Artikel mit der ArtikelNr „RU“ in der Verkaufsstaffel der entsprechende Rabattsatz ermittelt und eine Position mit dem daraus resultierenden Rabattbetrag erzeugt.

Umsatzrabatt

Es wird aufgrund vom Umsatz ein Rabatt berechnet.

UPS ermitteln

Die Frachtkosten werden aufgrund von hinterlegten Tarifen ermittelt.

Werkstatt Kalkulation

Ist eine kundenspezifische Anwendung.

Adressen

Hier sind an Kunden angepasste Funktionen zu sehen.

Spezial-Adressen

Hier besteht die Möglichkeit, für diesen Auftrag eine spezielle Liefer- bzw. Rechnungsadresse anzugeben, die weder der Rechnungs- noch der Lieferadresse aus dem Stammblatt dieses Kunden entspricht.

LieferKndenNummer

Klicken Sie in das Feld „Liefer-KundenNr“, haben Sie die Möglichkeit, über den Sucheditor den gewünschten Kunden zu suchen und so dessen Adresse vom Stammdatenblatt zu übernehmen.

Auftragsbestätigung

Mit „OK“ wird dieser Auftrag gespeichert, und Sie kommen in die aktuelle Auswahl der Aufträge zurück. Dort können Sie einen oder mehrere Aufträge selektieren und als Auftragsbestätigung ausdrucken.

Auftragstermine

Diese Seite bietet die Möglichkeit, für Projektaufträge die Montagezeiten für spätere Kalkulationen zu erfassen.

Spezialmenü

Lieferschein erzeugen

Lieferschein

Wählen Sie diese Funktion an, werden aus allen Aufträgen in der aktuellen Auswahl die entsprechenden Lieferscheine erstellt. Wollen Sie nur aus einem (oder einigen) Auftrag bzw. Aufträgen Lieferscheine erstellen, müssen Sie diese zuerst selektieren. Soll aus mehreren Aufträgen nur ein Lieferschein erstellt werden, selektieren Sie die gewünschten Aufträge. Es kann nur die Menge von Artikeln geliefert werden, die tatsächlich auf Lager ist, auch wenn im Auftrag eine größere Menge eingegeben wurde. Es wird ein Lieferschein mit der tatsächlich möglichen Liefermenge erstellt. Befindet sich gar kein Artikel dieses Auftrags mehr auf Lager, wird kein Lieferschein erstellt, und es wird nicht in die Lieferschein-Datei gewechselt.

Seriennummer

Handelt es sich um Artikel mit Seriennummer (und/oder Chargennummer o. Ä.), kommen Sie noch vor dem Wechsel in die Lieferschein-Datei in einen Dialog, in dem Sie für jeden einzelnen Artikel dieses Lieferscheins nach den entsprechenden Nummern gefragt werden. Klicken Sie dann auf „OK“, kann die Seriennummer für den nächsten Artikel dieses Lieferscheins eingegeben werden. Dies wiederholt sich so lange, bis alle Artikel mit Seriennummer für diesen Lieferschein aus dem Lager „geholt“ wurden. Dann folgt die Eingabe der Chargennummern usw. Sie gelangen anschließend in die aktuelle Auswahl der Lieferscheine. Führen Sie diese Funktion mit gedrückter Alt-Taste (Windows) bzw. Cmd-Taste (Mac) aus, wird ein Sammellieferschein erzeugt.

Weitere Funktionen

Teillieferschein

Sie können auch Teillieferscheine erstellen. Wählen Sie den gewünschten Auftrag und die Spezialfunktion „Teillieferschein“ aus. Es werden die Auftragsmenge, die noch offene Liefermenge und die tatsächlich mögliche Liefermenge (nur bei Lagerartikeln) angezeigt. Klicken Sie in das letzte Feld „Menge“, und geben Sie dort die Menge an. Erst wenn ein Auftrag vollständig ausgeliefert wurde, also wenn für alle Artikel (Teil-)Lieferscheine erstellt wurden, wird dieser Auftrag in der aktuellen Auswahl der Aufträge als geliefert abgehakt. Zusätzlich wird der Auftrag als teilgeliefert markiert, und in den Auftragspositionen wird Ihnen die bereits gelieferte Menge angezeigt.

Duplizieren&Diverses

Dabei wird der Auftrag dupliziert, wobei eine neue Auftragsnummer vergeben wird, der Bearbeiter aktualisiert wird, das Lieferdatum mit dem heutigen Datum ersetzt wird und einige andere Felder zurückgesetzt werden. Auch die Positionen werden dupliziert, wobei die gelieferte Menge auf 0 gesetzt wird. Hat ein Artikel ein Set hinterlegt, wird auch dieses dupliziert.

Kommission

Nachdem Sie diesen Punkt ausgewählt haben, können Sie entscheiden, ob Sie einen Kommissionsschein oder eine Sammelkommission erstellen möchten. Der Unterschied: Beim Kommissionsschein wird für jeden Auftrag eine eigene Kommission erstellt, bei der Sammelkommission werden Aufträge vom gleichen Kunden zu einem Kommissionsschein zusammengeführt. Diese Funktion steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn der Auftrag noch nicht geliefert wurde.

Teilkommission

Wie bei den Lieferscheinen kann auch ein Teilkommissionsschein erstellt werden. Ebenso kann aus mehreren Aufträgen eines Kunden ein Teilkommissionsschein erstellt werden. Selektieren Sie die gewünschten Aufträge, und wählen Sie die Spezialfunktion „Teilkommission“ an.

Bestellen

Diese Funktion dient dazu, automatisch Bestellungen zu erzeugen. Dabei werden Bestellungen für jeden Artikel erstellt, den Sie im gewählten Auftrag gelistet haben. Beachten Sie, dass Sie bei sämtlichen Artikeln auch einen Standardlieferanten hinterlegt haben müssen. Es wird pro Lieferant eine Bestellung erzeugt.

Rechnung erzeugen

Diese Funktion erzeugt direkt eine Rechnung aus den gewählten Aufträgen. Im Hintergrund wird jedoch zuerst ein Lieferschein und aus diesem dann die Rechnung erzeugt. Somit ist gewährleistet, dass zu jeder Rechnung ein Lieferschein und zu jedem Lieferschein ein Auftrag existiert. Selbstverständlich werden auch Lagerabbuchungen durchgeführt.

Angebot erzeugen

Vom ausgewählten Auftrag wird ein Angebot erzeugt.

Mengen zeigen

Es wird eine Übersicht über die Verfügbarkeit dieses Artikels gezeigt.

Wiedervorlegen

Aufträge mit Wiedervorlage-Datum werden angezeigt.

Proformarechnung

Erstellt aus den ausgewählten Aufträgen eine Proformarechnung. Das sind Rechnungen, die den Kunden nicht zur Zahlung auffordern, sondern den Wert für z. B. den Versand darlegen und für steuerliche Zwecke dienen (z. B. Auslandsgeschäfte, Zollbestimmungen usw.).

Import XML

Diese Option importiert Aufträge, die Sie über die Schnittstelle der GS1 Austria erhalten haben (von REWE, METRO usw.).

Import EDIFACT ORDER

Diese Option importiert Aufträge, die Sie über die EDIFACT-Schnittstelle erhalten haben.