Kundenreklamation: Reklamationen erfassen und abarbeiten

In diesem Programmzweig nehmen Sie Reklamationen von Kunden auf und arbeiten sie ab. Je nach Einstellung können Reklamationen auf Reparaturlager gelegt, Lieferantenreklamationen erzeugt oder interne Workflows unterstützt werden.

Kundenreklamation im Programm mit der Liste der erfassten Reklamationen

Tastenkombination

Strg + + (Windows) bzw. Cmd + + (Mac): Für die ausgewählte Zeile wird der zugehörige Lieferschein geholt.

Reklamationsformular

Das Formular zur einzelnen Reklamation hat zwei Seiten. Auf der ersten Seite stehen die Kopfdaten, auf der zweiten die Schadensbeschreibung und die Positionen. Welche Felder Sie sehen, kann je nach Einrichtung abweichen.

Kopfzeile

Reklamation_Nummer: Reklamationsnummer. Sie wird automatisch vergeben und kann nicht eingegeben werden.
Ein_am: Eingangsdatum der Reklamation. Bei einer neuen Reklamation ist das aktuelle Datum vorbelegt.
Ein_Von: Mitarbeiter, der die Reklamation erfasst hat. Bei einer neuen Reklamation ist der angemeldete Benutzer vorbelegt.

Händler und Kunde

HändlerNr: Reklamierende Partei. Die Nummer wählen Sie über die Suche aus, der Suchname wird dazu angezeigt.
Antragsdatum: Antragsdatum des Händlers. Bei einer neuen Reklamation ist das aktuelle Datum vorbelegt.
Name: Ansprechperson beim Händler.
Händleradresse: Adresse des Händlers.
KundenNr: Kunde (Endkunde), für den der Händler reklamiert. Die Nummer wählen Sie über die Suche aus, der Suchname wird dazu angezeigt. Antragsdatum, Name und Kundenadresse stehen in eigenen Feldern darunter.
KundenRekl.Nr: Externe Reklamationsnummer des Kunden.

Tipp: Kundennummer eintragen

Für die Aktionen „Auftrag alles“, „Auftrag nur Position“ und „Kostenkarte erzeugen“ muss die KundenNr der Reklamation eingetragen sein.

Maschine und Schaden

Maschinentype: Maschinentyp bei Gerätebeanstandungen.
Serien Nummer: Seriennummer des Geräts.
Motornummer: Motornummer des Geräts.
Betriebstunden: Betriebsstunden des Geräts.
Kostenträger: Interne Kostenzuordnung.
Schadensdatum: Datum des Schadens. Bei einer neuen Reklamation ist das aktuelle Datum vorbelegt.
Schadensort: Ort, an dem der Schaden aufgetreten ist.
Inbetriebnahme: Datum der Inbetriebnahme.
Auslieferdatum: Datum der Auslieferung.
Reparaturdatum: Datum der Reparatur.
Schadensart: Art des Schadens, auswählbar aus einer Liste.
Verursacher: Verursacher des Schadens. Es gibt je ein Feld für den Kunden und für den Lieferanten, jeweils mit Suche.

Abwicklung und Beträge

Status: Aktueller Status der Reklamation. Eine neue Reklamation beginnt mit dem Status „Neu“.
LiefeRekNr: Nummer der zugehörigen Lieferantenreklamation.
Eigene RechNr: Eigene Rechnungsnummer, auswählbar über die Suche.
LagerNr: Lagernummer der Reklamation.
Schriftverkehr: Statusbericht zur Reklamation, z. B. zum Schriftverkehr.
Bericht intern: Interne Bemerkung zur Reklamation.
Wiedervorlage: Datum der Wiedervorlage.
Gesamt VK / Wert EK: Gesamtbetrag zum Verkaufspreis bzw. Wert zum Einkaufspreis.
Gefordert / Gewährt: Geforderter bzw. gewährter Betrag.
Gefordert Lief / Erhalten: Beträge, die den Lieferanten betreffen: der gegenüber dem Lieferanten geforderte und der vom Lieferanten erhaltene Betrag.
Abgeschlossen: Die Reklamation ist vollständig abgearbeitet.
berechtigt: Kennzeichen, dass die Reklamation berechtigt ist.
Gedruckt: Kennzeichen, dass die Reklamation gedruckt wurde.
Gebucht: Kennzeichen, dass die Reklamation gebucht wurde.

Schadensbeschreibung

Art des Schadens: Beschreibung des Schadens als Freitext.
Abhilfemassnahmen: Beschreibung der Abhilfemaßnahmen als Freitext.

Positionen

Auf der zweiten Seite erfassen Sie die reklamierten Artikel als Positionen.

ArtikelNr: Reklamierter Artikel. Die Nummer wählen Sie über die Suche aus.
Bezeichnung: Bezeichnung des Artikels.
Menge: Reklamierte Menge.
LieferantenNr: Lieferant des Artikels, für die Weiterleitung an den Lieferanten.
LieferscheinNr: Referenz auf den Lieferschein der ursprünglichen Lieferung.
EK / VK: Einkaufs- bzw. Verkaufspreis der Position.
Text: Zusätzlicher Text zur Position.
Ae, Ein, Rek, Rep, Vs, KoK: Kennzeichen in der Positionsliste: Auftrag erzeugt, Eingebucht, Reklamiert, Repariert, Verschrottet und Kostenkarte erzeugt. Sie werden von den Aktionen gesetzt.

Aktionen

Über die Auswahl „Aktion“ auf der zweiten Seite führen Sie für Positionen der Reklamation Folgeschritte aus. Für die Aktionen, die eine Position betreffen, markieren Sie vorher genau eine Position.

Auftrag alles: Erzeugt für den Kunden der Reklamation einen Auftrag mit allen Positionen. Im Auftrag wird „Reklamation“ mit der Reklamationsnummer als Suchkriterium eingetragen.
Auftrag nur Position: Erzeugt den Auftrag nur für die markierte Position.
Position einbuchen: Bucht die Menge der markierten Position auf das Reparaturlager ein. Voraussetzung ist ein Artikel mit Bestandsführung.
Lieferanten Reklamation: Legt für die eingebuchte Position eine Lieferantenreklamation mit dem Status „neu“ an und trägt deren Nummer in der Position ein.
Position verschrotten: Bucht die Menge einer eingebuchten Position vom Reparaturlager aus und kennzeichnet sie als verschrottet.
Repariert: Bucht die Menge einer Position, für die ein interner Reparaturauftrag besteht, vom Reparaturlager auf das Verkaufslager um und kennzeichnet sie als repariert.
Kostenkarte erzeugen: Legt zum Primärbedarf der Reklamation eine Kostenkarte für die Positionen an, für die noch keine Kostenkarte und kein Auftrag erzeugt wurde.