Kennen Sie das Dashboard?

Sie haben die Möglichkeit Ihr Dashboard auf der Startseite für jeden Benutzer mit verschiedenen Informationen zu befüllen.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2023

Importieren Sie Excel Dateien

Ab Version 19 können Sie im Wartungsmenü nicht nur *.txt Dateien sondern auch *.xlsx Dateien importieren.

Wie das Excel File aufgebaut werden soll, erfahren Sie hier:
Datenimport via Excel.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2023

Tickets in OfficeNo1

Ab Version 19 23050902 können Sie uns einfach und schnell Ihr Anliegen direkt aus OfficeNo1 mailen.

Haben Sie ein Feature Request oder ist Ihnen ein Bug untergekommen?

Unter Ablage/Datei finden Sie den Menüpunkt „Ticket erstellen“.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

OfficeNo1 V19 ist bereit!

Ab Montag, 19.09.2022 steigt OfficeNo1 wieder auf!

Mit der Version V19 sind einige Feature geplant.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Anpassungen Intrastat 2022

Ab Version 1822030601 sind die Änderungen 2022 für die Intrastat 2022 Meldungen implementiert!

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Verwenden Sie Textbausteine?

Textbausteine helfen Ihnen Texte bei der Erstellung bestimmter Dokumente automatisiert hinzuzufügen.

Sie können für alle Dokumente, wie z.B.: Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Bestellung, uvm., einen eigenen Fuß- und Kopftext definieren, welcher bei jeder Generierung solcher angedruckt wird.

Welche Möglichkeiten gibt es an Textbausteine?
Sie können eine beliebige Anzahl an Textbausteine anlegen und diese auch manuell in den jeweiligen Textbereiche auswählen.

Wollen Sie automatisiert Texte hinzufügen, gibt es eine Anzeige der verschiedenen ID’s welche verwendet werden kann. Diese Liste finden Sie bei jeder Neuanlage. Mehr Informationen finden Sie hier!

Steuertexte als Textbausteine
Überall mit einem blau unterstrichenen Steuertext können Sie im OfficeNo1 Textbausteine welche mit ST beginnen auswählen.

Ebenfalls können Sie die Standardtexte der Steuersätze überschreiben:
– direkt in den Stammdaten des Steuersatzes
– im Kundenstamm: nur für diesen Kunden greift dann der Textbaustein
– oder im Auftrag: nur für diesen speziellen Auftrag

Die Liste an verfügbaren Steuertexten holt sich das Programm automatisch, sobald die TextID der Textbausteine mit st beginnen.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Sie haben überfällige Rechnungen?

Mit OfficeNo1 können Sie Mahnungen generieren – bis zu drei Mahnungen je Rechnung.

Im Folgenden wird erklärt,
1. wie Sie für jede der drei Mahnstufen die Mahntexte einstellen können,
2. wie Sie die Mahngebühr für die drei Mahnstufen definieren können,
3. wie Sie den Kopftext/Überschrift der einzelnen Mahnstufen abändern können und
4. wie eine Mahnung erstellt wird.

1. Mahntexte erstellen

Sie haben die Möglichkeit für jede Mahnstufe einen Kopftext und einen Fußtext zu definieren. Dafür wird je ein Textbaustein angelegt. Die TextID für den jeweiligen Textbaustein wird auf der linken Seite angezeigt.
So ist z.B.: die ID für den Kopftext der ersten Mahnstufe: M1K.

2. Mahngebühr festlegen

Für jede Mahnstufe kann eine andere Mahngebühr festgelegt werden. Auch besteht die Möglichkeit erst ab einer gewissen Stufe Gebühren zu verrechnen.
Als Administrator eingeloggt finden Sie in den Voreinstellungen die Parameter Mahngebühr, Mahngebühr 2. Mahnung, Mahngebühr 3. Mahnung und Mahngebühr ab Mahnstufe. Hier tragen Sie Ihre gewünschten Werte bzw. Spesen ein.

3. Überschrift ändern

Der Kopftext ist die „Überschrift“ der Mahnung. Sie können festlegen, wie Sie das Dokument benennen wollen.
Standardmäßig ist der Mahntext bzw. die Überschrift für die erste Mahnstufe Zahlungserinnerung, für die zweite Mahnstufe Mahnung und fpr die dritte Mahnung Letzte Mahnung.
Ebenfalls in den Voreinstellungen (als Administrator eingeloggt) finden Sie die drei Parameter Mahntext1, Mahntext2 und Mahntext3, welche Sie abändern können.

4. Mahnung erstellen

Im Menü unter Verarbeiten Rechnungen selektrieren Sie die gewünschten Datensätze und gehen auf Drucken.

Im Druckdialog markieren Sie Mahnen und ggf. weitere Einstellungen wie auf Bildschirm oder Pdf Mail, wenn die Mahnung nicht ausgedruckt werden soll.
Mit der Bestätigung auf Drucken wird die Mahnung erstellt.

Vor dem Generieren einer solchen, wird pro ausgewählter Rechnung geprüft
– ob die Fälligkeit überschritten ist,
– ob der Betrag noch nicht bezahlt ist,
– ob „keine Mahnsperre“ beim Kunden in den Stammdaten deaktiviert ist und
– ob in der Rechnung „nicht mahnen“ deaktiviert ist.
Wenn schon einmal gemahnt wurde, wird zusätzlich geprüft
– ob die Frist der letzten Mahnung schon überschritten ist.

Treffen alle Kriterien zu, wird die Mahnung erstellt und in der Rechnung folgende Felder gesetzt:
Mahnstufe: Wird um eines erhöht
Gemahnt bis: Das Datum für die nächste Fälligkeit wird gesetzt.

Die nächste Fälligkeit bzw. das nächste Mahnen wird standardmäßig automatisch auf 14 Tage gesetzt. Diese Einstellung können Sie ebenfalls in den Voreinstellungen (als Administrator eingeloggt) ändern. Der dazugehörige Parameter lautet: Nächstes Mahnen.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Kennen Sie das Aktionsmenü?

Im Angebot, im Auftrag, in der Anfrage und in der Bestellung können Sie in der Positionsübersicht bestimmte Aktionen für alle oder nur für ausgewählte Positionen durchführen.

Welche Aktionen können ausgeführt werden?
In jedem Menüpunkt sind unterschiedliche Aktionen möglich. Nur gewisse überschneiden sich, wie zum Beispiel die Vergabe der Positionsrabatte im Angebot und im Auftrag.

Im Auftrag kann zum Beispiel für markierte Positionen eine Bestellung erzeugt werden oder für alle Positionen eine Preisfindung durchgeführt werden, bei der die im Artikelstamm hinterlegten Preise und kundenspezifische Einstellungen berücksichtigt werden.
Hier erfahren Sie mehr zu den Aktionen für die Auftragsposition!

Im Angebot können mit der Aktion „Erzeuge aus Artikelauswahl“ alle Artikel, welche mittels Auswahl selektiert wurden, als Postionen angelegt werden.
Hier erfahren Sie mehr zu den Aktionen für die Angebotsposition!

In der Bestellung haben Sie u.a. die Möglichkeit Verkaufspreise direkt in der Position neu zu vergeben, in dem ein Aufschlag angegeben wird.
Hier erfahren Sie mehr zu den Aktionen für die Bestellposition!

In der Anfrage können *.txt-Dateien importiert werden um automatisiert Positionen anzulegen.
Die Textdatei besteht aus zwei Spalten: der Artikelnummer und der Menge.
Der Einkaufspreis wird vom Artikel-Lieferanten unter Berücksichtigung optional hinterlegten Rabatten übernommen.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Bearbeiten Sie Ihre Email Signaturen.

Im Stammblatt eines Mitarbeiters kann dieser für die jeweiligen Dokumente und Sprachen eine individuelle Email Signatur einstellen.

Ab der Version V18 kann im Stammblatt eines Mitarbeiters unter „Mailsignatur“ für alle Benutzer oder für die einzelnen eine Signatur gestaltet und ausgearbeitet werden.

Weiters kann auf Ebene der zu sendenden Dokumente unterschieden werden. So können verschiedene Signaturen für die verschiedenen Belege erstellt werden – Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Anfrage oder Bestellung.

Die nächste Unterscheidung: Sprachen!
Auch für alle im OfficeNo1 hinterlegten Sprachen können für die einzelnen Arten der Dokumente unterschiedliche Email Signaturen je Benutzer erstellt werden!

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Email Adressen der Mitarbeiter ändern.

Korrigieren Sie die Email Adressen ihrer Mitarbeiter – „From“ und „Reply“.

In den Stammdaten des Mitarbeiters können Sie die Absender Email und die Antwort Email abändern. So kann ihr Mitarbeiter z.B.: von einer anderen Adresse aus Mails versenden und eine mögliche Reply-Email kann zu einer generellen Adresse gesendet werden.

Natürlich ist dies eine Option. Die Antwort und Absender Adresse können auch die gleichen sein!

Verwalten Sie die Stammdaten einfach und effizient. Hier geht es zu allen Stammdaten!

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Umbuchen, Ausbuchen oder Einbuchen!

Mithilfe des Buchungsscheins können Sie Lagerbewegungen unabhängig von Lieferscheinen tätigen.

Im Buchungsschein stehen ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung.
Standardmäßig ist ein neu erstellter Buchungsschein eine Umbuchung von einem Lager zu einem anderen.
Mittels zwei Checkboxen können Sie zwischen einer Einbuchung und einer Ausbuchung wählen.

Bearbeiten Sie den Kopfteil, wenn gewünscht einen Kopf-/Fußtext und geben Sie die Positionen ein.

Mehr zum Buchungsschein erfahren Sie in unserer Dokumentation! -> Arbeiten mit Buchungsschein.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Exportieren Sie ihre Daten nach Excel!

Von jeder Listenansicht aus können Sie mittels Rechtsklick die markierten Datensätze in ein Kalkulationsprogramm exportieren.

Alle in der Übersicht sichtbaren Spalten werden herangezogen. Sie können die Spalten für jeden Benutzer und jede Tabelle individuell einstellen. Wie? Das erfahren Sie hier!

Markieren Sie die gewünschten Datensätze und klicken Sie auf eine beliebige Stelle in die Tabelle um das Kontextmenü (Rechtsklick) zu öffnen. Im Kontextmenü gibt es den Menüpunkt „Exportieren“.

Wussten Sie schon? Auch Positionen können mit exportiert werden!
Positionen von u.a. Aufträgen, Lieferscheinen, Rechnungen oder Bestellungen können in Excel übernommen werden.
Wie? Halten Sie unter Mac OS die Control-Taste und unter Windows die Steuerungs-Taste beim Exportieren gedrückt, dann erhalten Sie nicht nur die Kopfinformationen der Datensätze, sondern auch die dazugehörigen Positionen.

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Passen Sie ihre Suche nach an.

Für jeden Benutzer und jede Listenübersicht können Sie das Dropdown Menü eigens einstellen.

In jeder Listenübersicht haben Sie das Werkzeugsymbol (am rechten Rand). Mit diesem können Sie die Listen je nach Nutzen und Gebrauch anpassen und bearbeiten.

In der ersten Spalten wählen Sie die Tabelle aus, für welche Übersicht Sie die Schnellsuche abändern wollen.
Die zweite Spalte zeigt ihnen alle möglichen Felder von dieser Tabelle an.
Ziehen Sie von der zweiten Spalte das gewünschte Feld in die dritte Spalte. Nun ist die Suche nach erweitert worden.

Die dritte Spalte ist ihr Dropdown Menü für den Benutzer, welchen Sie oberhalb sehen. In können Sie noch die Reihenfolge der Felder anpassen.

Eine weitere Möglichkeit bietet ihnen die Checkbox „Eingabe erzwingen“ unterhalb der Tabelle. Ist in der zweiten Spalte ein Feld markiert, können Sie für dieses Feld die Eingabe verpflichtend machen.
Zum Beispiel in der Tabelle AUFTRAG das Feld Lieferdatum. So wird beim Abspeichern eines Auftrages überprüft ob ein Lieferdatum angegeben wurde. Ist keines eingegeben, dann kann nicht abgespeichert werden. Übrigens, kennen Sie auch schon unseren neuen DatePicker für das Auswählen eines Datums?

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Ab 1.7.2021 werden die Lieferschwellen abgeschafft.

Was heißt das für Sie und welche Änderungen müssen im ERP OfficeNo1 gemacht werden?

Durch die Abschaffung der Lieferschwellen werden Lieferungen an Privatpersonen in die EU mit dem jeweiligen Steuersatz des Ziellandes verrechnet.

In den Stammdaten – Warengruppe wird der jeweilige Steuersatz für das jeweilige Land in der untenstehenden Tabelle, den Sondersteuern, eingegeben.

Achtung: Innerhalb einer Warengruppe kann nur ein Steuersatz pro Land angegeben werden!

Diese Änderungen im OfficeNo1 greifen ab V18 VersionsNr.: 1821061501

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2021

Erstellen Sie schnell Ihren Umsatzreport – die Monatstabelle

Alle Ihre Umsätze pro Monat und pro Jahr aufgelistet.

Unter Statistik und weiter unter Report können Sie einfach und schnell die Monatstabelle erstellen.
Geben Sie die Anzahl der Jahre an, für die Sie Ihren Report erstellen wollen. z.B.: 5 für die letzten 5 Jahre.

Klicken Sie auf den Button zum erzeugen!

Nach der Berechnung werden Ihnen die Daten tabellarisch angezeigt. Sie haben dann die Möglichkeit diese Monatstabellen im Excel zu öffnen und ggf. zu bearbeiten.

Ab Version 2020051901 können Sie diese Funktion nutzen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Navigieren mit „Gehe Zu“

In der Übersicht der Stammdaten und der Belege haben Sie die Möglichkeit schnell zu den verknüpften Daten zu gelangen.

In der Navigationsleiste der Stammdaten, wie Kunde, Lieferant, Warengruppe, Steuer, usw. und in der Navigationsleiste der Verarbeitung, wie Auftrag, Rechnung, Bestellung, usw. können Sie mittels „Gehe Zu“ die Verknüpfungen der markierten Datensätze aufrufen.

In jedem Menüpunkt ist das „Gehe Zu“ Menü dementsprechend anders aufgebaut.
So haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit von einem oder von mehreren markierten Artikel

• alle Angebote anzuzeigen
• alle Aufträge anzuzeigen
• alle Bedarfe anzuzeigen
• alle Bestellungen anzuzeigen
• alle Lieferscheine anzuzeigen
• alle Primärbedarfe anzuzeigen
• alle Rechnungen anzuzeigen
• alle Warengruppen anzuzeigen
• alle dazugehörigen Lagerartikel anzuzeigen
• zu dem standard Lieferanten zu gehen
• oder alle im Artikel hinterlegte Lieferanten anzuzeigen

Haben Sie eine Kundenauswahl, so können Sie zum Beispiel alle Rechnungen dieser Kunden anzeigen lassen, oder zu alle von diesem Kunden gekauften Artikel gehen.

Probieren Sie die vielen Möglichkeiten aus! „Gehe Zu“ erleichtert Ihnen das Navigieren und vor allem das Arbeiten mit OfficeNo1.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

UID Nummer prüfen

Im Stammblatt der Kunden und der Lieferanten können Sie deren UID Nummer einfach überprüfen.

Geben Sie die entsprechende UID Nummer im Feld ein oder kopieren Sie die Nummer in das Feld. Links davon befindet sich ein Button „prüfen“. Klicken Sie diesen. Die Prüfung wird automatisch durchgeführt.

Ist die Prüfung korrekt ausgefallen, können Sie diese Firmendaten in das Stammblatt übernehmen!

Einfach und schnell.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Arbeiten aus der Ferne

Greifen Sie auf Ihre Informationen von überall aus zu, ob im Home Office, auf Dienstreiste oder unterwegs.

Wie Sie mit OfficeNo1 Remote arbeiten können.

Umgesetzt wird das Arbeiten aus der Ferne mit einem Terminalserver. Auf diesen greifen Sie via VPN (Virtual Private Networt) zu und mittels einer Remote Desktop Verbindung können Sie sich Ihren virtuellen Arbeitsplatz holen.
Voraussetzung ist eine aktive Internetverbindung.

Für die technische Umsetzung wenden Sie sich bitte an Ihren EDV-Betreuer. Selbstverständlich stehen wir für Fragen zur Verfügung und helfen bei den erforderlichen Schritten um OfficeNo1 proaktiv nutzen zu können.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Erstellen Sie Ihre eigene Datenansicht

Für alle Stammdaten und alle Verarbeitungen können Sie die Ansicht für Ihren Benutzer individuell anpassen

Wie können Datenfelder eingeblendet werden?

Wenn Sie sich in einer Übersichtsliste befinden, öffnen Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü und alle verfügbaren Datenfelder für diesen Menüpunkt werden angezeigt. Wählen Sie nun das gewünschte Datenfeld aus. Dieses wird als Spalte an die Liste angefügt.

Wie können Datenfelder ausgeblendet werden?

Wenn Sie eine Spalte bzw. ein Datenfeld nicht mehr angezeigt haben wollen, klicken Sie mit einem Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift. Daraufhin haben Sie die Möglichkeit diese zu entfernen.

Wählen Sie Ihre Anordnung der Spalten

Klicken Sie auf den Spaltenkopf und mit gedrückter Maustaste können Sie nun die Spalte in eine andere Position verschieben.

Diese Einstellungen der Ansichten können für jeden Benutzer individuell getätigt werden. Somit können Sie effizient Ihre Aufgaben erledigen.

[youtube]https://youtu.be/ZjwhAZmvAu8[/youtube]

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Telefonmanager mit TAPI

Unter Windows können Sie Ihre TAPI Schnittstelle mit OfficeNo1 verbinden.

Call Agents definieren

In den Einstellungen vom Telefonmanager legen Sie Ihre Mitarbeiter als Call Agents fest.

Jeder Mitarbeiter, der als Call Agent definiert ist, kann eine eigene Farbe haben. Auch können einem Call Agent eine oder mehrere Anruflisten zugeordnet werden. In dessen Ansicht des Telefonmanagers ist immer die aktive Liste mit den Kunden sichtbar.

Listen und Kunden erstellen

Sie können eine x-beliebe Anzahl von Telefonlisten anlegen, deren Bezeichnung ändern und jeder Liste eine verschiedene Anzahl an Kunden zuordnen.

Die Zuordnung funktioniert in der Übersicht der Kunden. Unter Spezial „Zu Tel.manager zuweisen“ werden die markierten Kunden zu der aktiven und ausgewählten Anrufliste zugeordnet.

Arbeiten mit dem Telefonmanager

Unter Diverses -> Telefonmanager gelangen Sie in Ihren Telefonmanager.

Ist die TAPI Schnittstelle integriert, können Sie direkt aus OfficeNo1 den Kunden anrufen.
Sie haben eine Übersicht von allen zu tätigen Telefonaten, von dem Gesprächsprotokoll, für jeden Kunden die Telefonnummern, die Öffnungszeiten und den Informationstext. Telefonnummern, Öffnungszeiten und Informationstext werden im Stammblatt des Kunden hinterlegt.

Auch können Sie manuell den nächsten Anruftermin festlegen. Dieser Termin wird dann je nach Datum und Uhrzeit in die Liste aller Anrufe gereiht.

Haben Sie Fragen zum Telefonmanager oder zur Einrichtung der TAPI Schnittstelle?

Dann kontaktieren Sie OfficeNo1.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Suchlisten personalisieren

Passen Sie Ihre „Suchen nach“ Liste für die Stammdaten- und die Verarbeiten-Übersicht an.

So können Sie für jeden Benutzer eigene Einstellungen speichern

Wenn Sie in der gewünschten Übersicht sind, klicken Sie das Werkzeugsymbol an.

Es öffnet sich nun das Einstellungsfenster in dem Sie Ihre Suchlisten einstellen können.

1. Wählen Sie in der linken Spalte die Tabelle bzw. den Menüpunkt aus, in dem Sie die Suchliste anpassen wollen
2. Die mittlere Spalte zeigt Ihnen alle verfügbaren Felder an
3. Ziehen Sie nun per Drag’n’Drop das gewünschte Feld von der mittleren Spalte in die rechte
4. Die rechte Spalte zeigt Ihre aktuelle „Suche nach“ Liste. Sie können ebenfalls innerhalb dieser Liste die Reihenfolge ändern, auch per Drag’n’Drop

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Bestellvorschlag

OfficeNo1 und MDE ist beim Bestellvorschlag ein starkes Team

Scannen Sie die gelieferte Ware einfach mit Ihrem Handheld

Die ERP-Software überprüft automatisch die Korrektheit der gelieferten Artikel und Mengen.
Somit erhalten Sie sofort Rückmeldung über fehlerhafte Lieferungen und über Über-oder Unterlieferungen.

Alles in Echtzeit, während der Lagermitarbeiter die Ware übernimmt.
Das OfficeNo1 auch automatisch die Lagerbuchungen durchführt, versteht sich von selbst.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Zeiterfassung

Auftrags-, Projekt- & Primärbedarfsbezogene Zeiterfassung

OfficeNo1 und ELV TimeMaster

Das ERP-System ermöglicht Ihnen eine Verbindung zum Zeiterfassungssystem (ELV TimeMaster) und verknüpft die Zeiten vom externen „Kommen-Gehen“ mit Ihren Auftragszeiten.

Alles im Überblick. So wissen Sie in Echtzeit wie viele Stunden auf einem Auftrag, auf ein Projekt oder auf den Primärbedarf bereits gebucht wurden.

Selbstverständlich können Sie sich auch die Stempelzeiten Ihrer Mitarbeiter ansehen und gegebenenfalls korrigieren.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Inventieren mit Handscanner (MDE)

Zählen Sie noch oder Scannen Sie schon?

Optimieren Sie die extrem Zeit und Ressourcen verbrauchende Inventur.

Mit der Funktion von Ihrem MDE scannen Sie jeden Artikel, jeden Karton und/oder jede Einheit. OfficeNo1 macht automatisch Ihre Inventurbuchung.

Wichtig! Der Handscanner / das MDE muss WLAN fähig sein und das OS (Betriebssystem) muss Android sein.

Es gibt zwar noch Windows-MDEs, aber diese empfehlen wir nicht mehr, da Windows den Support von diesen Endgeräten schon eingestellt hat.

Sie müssen nicht mehr selbständig in mühsamer Arbeit die Inventurlisten vorbereiten, die Artikel zählen und diese dann wieder manuell in das System einpflegen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2020

Daten exportieren aus OfficeNo1

Exportieren Sie schnell Ihre Daten aus der aktuellen Ansicht über das Kontextmenü oder spezifizieren Sie Ihre Daten über den Listengenerator.

Wie funktioniert der Export über das Kontextmenü?

In jeder Listenansicht vom Menü „Stammdaten“ und Menü „Verarbeiten“ können Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenü aktivieren und mittels dem letzten Menüpunkt „Exportieren“ alle Daten der Ansicht in einem Texteditor oder im Excel öffnen.

Sind Sie zum Beispiel in der Angebots-, in der Auftrags-, in der Lieferschein- oder in der Rechnungsübersicht gibt Ihnen OfficeNo1 die Möglichkeit nicht nur die aktuelle Ansicht zu exportieren, sonder auch alle Positionen und die Informationen zum jeweiligen Kunden.
Unter einem Mac OS halten Sie beim Exportieren die CMD-Taste gedrückt und unter Windows die STRG-Taste.

Was zählt alles zur Ansicht?
Alle Spalten, welche ein explizites Datenfeld in der Datenbank entsprechen, werden exportiert. Errechnete Informationen in den Spalten, wie z.B.: im Artikel die „Lagermenge info“, die „Freimenge“ oder auch der „Aktuelle EK“ werden NICHT exportiert.
Sie haben die Möglichkeit Ihre Ansicht für jeden Benutzer individuell anzupassen, was auch heißt, dass Sie für jeden Export andere Daten bereit stellen können. Mehr zur Anpassung von Ihrer Ansicht finden Sie hier.

Wie funktioniert der Export mittels Listengenerator?

Markieren Sie die gewünschten Datensätze in der Auswahl und unter „Drucken“ und „Listengenerator“ öffnet sich ein neues Fenster. In diesem werden unter anderem die Datenfelder definiert und das Speicherziel der Datei. Auch können Sie Vorlagen abspeichern und wieder öffnen oder Kopf- und Fußzeilen festlegen. Eine genauere Beschreibung vom Listengenerator finden Sie hier.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2019

Gestalten Sie Ihre Email-Signaturen!

Sie können nun beim Verschicken eines PDF-Mails aus dem Angebot, dem Auftrag, dem Lieferschein und der Rechnung HTML-Signaturen verwenden.

Was bedeutet das?

Sie haben nun die Möglichkeit Ihr Logo oder andere Bilder, sowie Links zu diversen Seiten (Ihrer Webseite, Ihren AGBs oder DSGVO) in der Mail-Signatur zu hinterlegen.

Wie komme ich zu den neuen Signaturen?

Als Administrator angemeldet, wird der Parameter „Neuer HTML SendeDlg“ gesetzt. Sobald dieser auf „Ja“ gesetzt wird, werden alle bestehenden Signaturen übernommen!

Für eine schnelle Suche geben Sie nun in den Voreinstellungen „@HTML“ oder „@emailAbsenderHTML“ ein und es werden alle verfügbaren Signaturen aufgelistet.

Mit einem Doppelklick in die gewünscht Zeile kann nun die Signatur angepasst und bearbeitet werden!

Fertig! Speichern nicht vergessen!

Ab wann kann die HTML Signatur verwendet werden?

Ab OfficeNo1 V17 mit der Versionsnummer 1719012401.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2018

Neue Textverarbeitung in OfficeNo1 V17!

Mit der überarbeiteten Textverarbeitung können Sie unter anderem HTML-Mails gestalten und senden.

Was kann die Textverarbeitung für Sie tun?

Erstellen Sie Newsletter, Serienmails oder einzelne Mails nach Ihrem Stil und halten Sie Ihre Kunden und/oder Lieferanten auf dem neuesten Stand.
Sind die Mail Adressen in den Stammdaten hinterlegt, so können Sie mit wenigen Klicks Ihre vorher gestaltete Vorlage schnell versenden.
Im CRM-Bereich im jeweiligen Kunden bzw. Lieferanten ist die Historie der gesendeten Dokumente bzw. Mails hinterlegt und jederzeit wieder einsehbar.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2018

OfficeNo1 setzt auf 64 Bit – Architektur

Ab Herbst mit der Version 17 werden 64-Bit Rechner unterstützt – Windows und Mac

64 Bit vs. 32 Bit – Was ist ein 32 Bit OS (Operating System = Betriebssystem) und was ein 64 Bit OS?

Einer der größten Unterschiede zwischen 32 und 64 Bit ist die Anzahl der numerischen Kalkulationen pro Sekunde, die Ihr Rechner ausführen kann. Da ein 64-Bit Betriebssystem mit einem 64-Bit Prozessor auf mehr Speicher und mehr Prozessorleistung zugreifen kann, ist die Ausführung von 64 Bit Programmen, wie OfficeNo1 ab V17, schneller.
Voraussetzung ist natürlich Ihre Hardware und Software. Ihr Rechner, der auch als Server für OfficeNo1 fungieren kann, sollte ein 64 Bit Betriebssystem installiert und ein 64 Bit Prozessor eingebaut haben um die volle Leistung ausschöpfen zu können.

64 Bit Prozessoren werden Hand in Hand mit mehr Kernen ausgeliefert. Mehr Kerne und vor allem die Verwendung und Aufteilung der Aufgaben auf diese Kerne bedeuten ebenso eine höhere Rechenleistung mit einer höheren Geschwindigkeit.

Mit der Version 17 von OfficeNo1 wird auch die Anzahl der Kerne in Ihrem Computer berücksichtigt und somit können ebenfalls mehr Kalkulationen pro Sekunde ausgeführt werden, egal welche Datenmenge sich in Ihrer Datenbank befindet.

Wichtig! Auf einem Computer mit einem 32 Bit Prozessor kann kein 64 Bit Betriebssystem und dadurch keine 64 Bit Anwendung installiert werden.

Wie sehe ich ein welchen Prozessor und welches Betriebssystem ich habe?

Entweder Sie fragen Ihren IT-Berater oder mit paar Klicks sehen Sie selber welches OS und welcher Prozessor Ihr Computer haben.

Unter Apple:
Wobei Apple eine klare Linie fährt. Alle Geräte, auf denen das Betriebssystem El Capitan oder alles ab 10.7 läuft, sind 64-Bit. Um herauszufinden welches OS Sie haben, gehen Sie auf den Apfel und über diesen Mac. Ein kleines Informationsfenster mit Ihrer aktuellen Version erscheint.

Unter Windows:
Gehen Sie über den Windows-Button in die Systemsteuerung und weiter in System. Hier haben Sie eine Übersicht an Informationen zu Ihrem Betriebssystem, unter anderem auch ob Sie eine 32 oder eine 64 Bit Windows-Version installiert haben.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2018

OfficeNo1 steigt auf!

Im Herbst geht Ihr Warenwirtschaftssystem in die nächste Runde – V17 kommt!

Was ist Neu in der V17? Welche neuen Features hat OfficeNo1 für Sie?

Eines der grundlegendsten Erneuerungen ist der Umstieg bzw. die Unterstützung von 64-Bit Architekturen für Windows und Apple. Haben Sie einen neuen Rechner, der auf 64-Bit basiert? Dann setzt auch OfficeNo1 auf 64-Bit, Server- und Clientseitig. Welche Vorteile haben Sie dadurch? Der größte Vorteil mit einem 64-Bit Rechner und OfficeNo1 V17 ist, dass noch schneller logische Operationen, wie Suchen oder Erstellen Ihrer Rechnungen, durchgeführt werden können.

Ein weiteres Feature in der neuen Version ist die Automatisierung von Updates. Mit einem Buttonklick starten Sie ganz einfach und schnell das Update und haben sofort alle neuen Funktionen.

In der V17 von OfficeNo1 sind nun endlich die HTML5-Mails. Gestalten Sie Ihre Mails selber nach Ihren Vorstellungen. Egal ob eine Mail oder einen ganzen Newsletter. Mit den neuen HTML5-Mails sind Sie kreativ.

Weniger ist manchmal Mehr. OfficeNo1 V17 stellt dynamische Formulare vor. Branchenabhängig werden die Formulare der Stammdaten dynamisch generiert und geladen. So sehen Sie wirklich nur Felder, welche Sie wirklich brauchen.

DSGVO-bedingt ist auch die Benutzerverwaltung in der Version 17 überarbeitet – Security by design ist hier das Stichwort.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2018

Haben Sie Ihre Umsätze im Überblick?

Mit dem neuen Statistik-Modul haben Sie Ihre Umsätze immer im Auge.

Das Modul in OfficeNo1 für die Registrierkasse und die Faktura ermöglicht Ihnen jederzeit sich Ihre Umsätze in einem gewünschten Zeitraum anzusehen.
Was sehen Sie alles im neuen Modul?

• Den gesamten Umsatz in einem Zeitraum, den Sie selber definieren können
• Einen Vergleich des Umsatzes zwischen Registrierkasse und Faktura in einem Zeitraum, den Sie selber definieren können
• Tagesvergleiche der Kassenumsätze in einem Zeitraum, den Sie selber definieren können
• Besucherzahlen
• Kassenöffnungen
• und vieles mehr…

Mit dem nächsten Update können Sie schon Ihre Umsätze einfach und schnell ansehen.

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2017

Stellen Sie Ihre DHL Sendungen im OfficeNo1 bereit.

Neben dem Versandmanager der Post, werden auch Sendungen für DHL unterstützt.
Je nach Ihrem Tarif erstellen Sie Pakete fürs Inland und fürs Ausland.

Mit der Aktivierung des DHL-Moduls in OfficeNo1 können Sie Pakete und Lieferungen direkt aus einer Rechnung generieren.

Für ein effizientes Arbeiten gehen Sie in die Rechnung unter Mahnungen, geben die Anzahl der zu versendeten Pakete an, klicken auf erzeugen und erstellen die Sendung.

Hier erfahren Sie, wie die Aktivierung und Bedienung funktioniert.

Neben DHL, können Sie in OfficeNo1 auch Ihre Pakete mittels UPS, DPD, GLS, Post und BYRD versenden.

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Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2017

Einfach und schnell Lieferungen mit dem Versandmanager erstellen.

Mit wenigen Klicks die Pakete elektronisch aufgeben und die Etiketten drucken lassen.

Mit der Integration des Versandmanagers in OfficeNo1 können Sie Pakete und Lieferungen für die Post direkt aus dem Lieferschein, der Rechnung oder aus dem Buchungsschein generieren.

Für ein effizientes Arbeiten markieren Sie den gewünschten Datensatz, geben die Anzahl der Pakete ein und schon werden die Etiketten für Ihre Lieferung gedruckt.
Neben dem Versandmanager der Post, können Sie in OfficeNo1 auch Ihre Pakete mit UPS, DPD, GLS und BYRD versenden.

>>So richten Sie den Versandmanager in OfficeNo1 ein.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2017

Direkt über OfficeNo1 eRechnungen generieren und schicken

Vergessen Sie die mühsame Eingabe Ihrer Rechnungen online,

denn mit Hilfe von OfficeNo1 können Sie sich die elektronisch strukturierte Rechnung generieren lassen und einfach an öffentliche Verwaltungen und Unternehmen senden.

Um zeitsparend und korrekt Ihre eRechnungen an den Bund schicken, oder die generierte Rechnung (xml) im Portal uploaden zu können, müssen Sie in den Voreinstellungen Ihre Firmendaten, im Kundenstammblatt die eRechnung ID und im Auftrag, welcher als eRechnung gesendet werden soll, die entsprechende KundenbestellNummer eingeben.

Eine genaue Anleitung finden Sie in unserer online Dokumentation und eine Beschreibung der Voreinstellungen finden Sie in unseren FAQs.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2017

Sie brauchen andere Optionen in den Auswahllisten?

Kein Problem mit OfficeNo1.

Definieren Sie nach Belieben Ihre Auswahllisten selbst.

Als Administrator eingeloggt, finden Sie in den Voreinstellungen den Button Liste bearbeiten.
In dieser Funktion wählen Sie rechts oben die Liste aus, welche Sie ändern wollen.
Die Werte und dadurch die Positionen der Werte können nun individuell festgelegt werden indem Sie Positionen löschen, neu anlegen oder bereits angelegte überschreiben.

Haben Sie Fragen?

Mit freundlichen Grüßen

Ihr OfficeNo1-Team, 2017